Nu börjar vi närma oss semestertider och vem vill inte hinna njuta av solen? Det kan vara lätt att känna sig stressad över att allt inte hunnits med och att du har något kvar att göra, känner du igen dig? Vi har sammanställt en text med tips om vad som är viktigt att tänka på innan semestertider. Så du istället kan njuta av dagarna på stranden och koppla av. Nedan kan du läsa om de tips som vi tagit fram, och glöm inte njuta av solen när du hinner.

 

Rapportera in dina timmar

Rapportera in dina timmar innan du går på semester så du är i fas. Om du glömt rapportera timmarna innan semestern är det fortfarande inte försent. Du kan enkelt rapportera in dem via din mobil. Logga in, tidsrapportera och skicka så kan du fortsätta njuta av semestern.

 

Lägg till autosvar

Kommer du inte vara kontaktbar eller kommer dina svar dröja längre än vanligt? Se då till att lägga in ett autosvar i din mail och eventuellt mobilsvar. Hänvisa vem kunden samt dina kollegor kan kontakta istället och när du förväntas vara på plats igen. Lägg även in att autosvaret ska vara tidsbegränsat så slipper du fundera på att ta bort det igen när semestern är slut.

 

Behörigheter och beställa användare

Vem ska ta hand om dina arbetsuppgifter i sommar? Är det några behörigheter som behöver korrigeras eller är det några av dina anställdas behörigheter som behöver korrigeras? Se till att eventuella vikarier har rätt behörigheter och kan göra sitt jobb under sommaren. Kolla över om fler användare behöver beställas och gör det i tid så att uppgifter inte blir ogjorda under sommaren.

 

Korrigera attestflöden

Ska fakturor godkännas av någon annan? Se till att flödet redan är korrigerat så ni slipper göra det under semestern så fakturor inte fastnar i flödet och att ingen kan godkänna dem. Vem har semester när och vilka personer kan attestera istället? Skapa en lista på vilka som brukar attestera och korrigera attestflödena efter den innan semestern börjar så att de anställda kan jobba på som vanligt.

 

Skapa manualer

Skapa enkla manualer som en kollega eller vikarie kan följa när du är på semester. Det kan handla om hur man registrerar ett supportärende till hur en tilläggsorder skapas. Det är ett enkelt sätt för de anställda att känna sig säkra på sina uppgifter under sommaren och kan fortsätta att arbeta utan att ringa ett extra samtal. Det är ofta de självklara sakerna för en annan som kan vara viktiga att skriva ner. Se till att de som hanterar jobbköer med mera har informerat företaget vem som ska göra detta istället och att denne är införstådd i detta och att det finns eventuella manualer att följa.

 

Dokumenttexter

Använder ni er av dokumenttexter på fakturorna? Tänk då på att uppdatera dessa i tid så att era kunder är medvetna om aktuell information, exempelvis om ni har semesterstängt eller bara vill önska en glad sommar. Vill ni veta hur ni korrigerar dessa? Läs mer här.

 

Ställ in tillåtna bokföringsperioder

Lägg till sommarens bokföringsperioder så att de anställda inte blir avbrutna i arbetet för att inställningarna i tillåtna bokföringsperioder inte stämmer. Du kan läsa mer om hur du ställer in dem här och vad som är viktigt att tänka på. Läs mer här.

 

Support och TimeViewer

Vem är det som ska kontakta vår support i sommar om ni behöver hjälp? Se till att den personen har rätt nummer och har TimeViewer nerladdat på datorn. Försök vara tydliga i era frågor om vad det är ni vill ha hjälp med, vad är det som är fel, vilket värde borde det vart istället och har det hänt innan? Bifoga gärna felmeddelandet och specificera för vem felet gäller så kan vi hjälpa er vidare på bästa sätt. Supporten kommer ha öppet som vanligt under sommaren men även vår support kommer få ha semester så ibland kan någon annan få vikariera i vår support från NAB.

 

Lagra viktiga dokument på SharePoint

Ska en kollega eller vikarie ta över dina uppgifter i sommar? Glöm inte att instruera och lära kollegan det viktigaste i god tid innan du går på semester. På det viset slipper du frågor när du väl stämplat ut för semester. Lagra instruktioner eller viktiga dokument på SharePoint så den är tillgänglig utan att behöva ringa.

 

Till sist, gör en prioriteringslista

Vad behöver du göra innan du går på semester och vad kan vänta tills efter? Vad är viktigast i prioritering just nu? Ta en stund och fundera igenom vad som ligger högst i prioritering för att arbetet ska fungera under semestern. Skriv ner och stryk över när du är klar med de olika punkterna. Det bidrar till lägre stress och du ser att du kommer någon vart när du stryker saker från din lista och du kan njuta mer av din semester.

 

Som sista tips ger vi er att koppla bort arbetet ett par veckor, njut av ledigheten och ladda upp för en spännande höst med ny energi. Glad sommar!