Dags att njuta av solen och lata dagar eller har du fortfarande lite kvar att göra inför semestern? För att hinna med allt innan du går hem, har vi tidigare skrivit två artiklar angående vad som är bra att tänka på. Vi skriver om att strukturera upp tiden de sista veckorna innan semestern så att inget blir släpande, skapa prioriteringslistor och ta bort onödiga möten. För att läsa hela artiklarna på vår blogg klickar du här:
Under midsommarhelgen kommer supporten hålla stängt på midsommarafton men annars är det öppet som vanligt. Även om vi på NAB går på lite semester kommer det finnas personal tillgänglig på våra kontor hela sommaren.
Om du ringer till supporten i sommar kanske du inte kommer prata med den du brukar. Vi vill därför passa på att tipsa om att mycket information finns på vår hemsida. Under utbildningsmaterial kan du läsa mer om hur du skapar en betalfil för leverantörsfakturor eller om det är några användarinställningar som du behöver kolla över. Det kan även vara bra att ladda ner några manualer eller spara sidan som favorit till den personen som ska kontakta vår support i sommar
Börjar du även bli redo för en spännande och lärorik höst?
Vi förstår om våren varit lite extra stressig med implementeringen av GDPR och olika projekt som genomförts. Kanske väntar det en höst med lite lugnare tempo och tid för att utvecklas? Vi har ännu inte gjort färdigt planeringen för höstens utbildningar och önskar därför er hjälp.
För att kunna erbjuda de bästa utbildningarna eller inspirera er i höst, så behöver vi veta vad ni vill lyssna på. Kanske är det framtiden, våra tankar kring Business Central och digitaliseringen som vi idag mer eller mindre lever efter? Eller kanske ni önskar gå igenom NAV från grunden, effektivisera ert arbete och spara mer tid? För att vi ska kunna erbjuda de utbildningar som du och ditt företag önskar behöver vi er input. Genom att klicka på länken nedan kan ni önska om det är någon specifik utbildning ni vill att vi planerar in i höst. Önskemålen sker helt anonymt.
När ni är klara och har avslutat era tidigare bokföringsperioder så är det dags att upprätta ett nytt år i NAV. Det går snabbt. Vi visar hur ni gör.
Välj Upprätta år.
Fyll i rätt uppgifter när du upprättar ditt räkenskaps år.
2. Startdatum – Fyll i startdatum för ert nya år
3. Antal perioder – Hur många perioder innefattar det nya året, vanligtvis tolv stycken (tolv månader).
4. Period – Hur lång är en period i det nya året, vanligtvis 1M (en månad).
När ni lagt in rätt uppgifter välj Ok. Ert nya år skapas.
5 och 6. Kontrollera att det är en markering i rutan under kolumnen Nytt räkenskapsår och januari månad. Det betyder att januari är första månaden på det nya året. Har du lagt in att det tolv perioder och att varje period är en månad så kommer du få inställningar enligt ovan.
Periodisera i Dynamics NAV 2017. Att periodisera en kostnad eller en intäkt, över en eller flera perioder, ger ett mer rättvisande flöde när ni tittar i er resultaträkning. Vanligtvis är det den person som har hand om det dagliga ekonomiska arbetet som också kommer i kontakt med era periodiseringar. För er som arbetar med periodiseringar kommer här ett inlägg med hur ni kan periodisera i NAV. Nedan följer en beskrivning på hur det går till i Windowsklienten.
Steg 1 – Skapa er periodiseringsmall
För att komma igång behöver du lägga upp en periodiseringsmall som du sedan använder på dina olika dokument. Du hittar periodiseringsmallar under sökvägen: Avdelningar – Ekonomihantering – Inställningar – Bokföringsmallar – Periodiseringsmallar
Periodisera i Dynamics NAV 2017
2. När du är på en periodiseringsmall, tryck Ny. Ett tomt kort visas. Fyll i fälten på korten.
Periodisera i Dynamics NAV 2017
Fältens betydelse:
Periodiseringskod
Det kod som du sätter på dokumentet eller i journalen.
Beskrivning
Beskrivning av mallen.
Periodiseringskonto
Visar det kontot i balansräkningen som intäkten eller kostnaden ska periodiseras emot
Periodisering i %
Hur mycket av beloppet som ska periodiseras.
Beräkningsmetod
Här väljs hur beloppet ska periodiseras.
Startdatum
Anger när du vill att periodiseringen ska börja. Finns 4 olika alternativ.
Antal perioder
Det är detta fält som styr hur många perioder som beloppet kommer att periodiseras på.
Periodbesk
Den beskrivning som anges här kommer att synas som beskrivning i bokföringen.
När du fyllt i fälten på kortet så är mallen klar.
Steg 2 – Hur använder du mallen?
När mallen är skapad så kan den börja användas på försäljningsdokument, inköpsdokument och journaler. Vi kommer titta på en försäljningsorder som exempel. På en försäljningsorderrad väljer du vilken mall du ska använda genom att klicka på de tre punkterna vid kolumnen Periodiseringskod. Nedan ser du hur du hämtar upp mallen för att periodisera i Dynamics NAV 2017.
Periodisera i Dynamics NAV 2017 – Periodisera på försäljningsorder
Periodisera i Dynamics NAV 2017 – Periodisera på tre månader
När periodiseringskod är vald kan den redigeras genom att trycka på rutan med de tre små prickarna till höger om fältet.
Periodisera i Dynamics NAV 2017 – Periodiseringskod
Det kommer då upp en ruta som visar hur denna rad kommer att periodiseras. Här kan ändringar göras som då kommer att gälla för den aktuella försäljningsorderraden.
Periodisera i Dynamics NAV 2017 – Periodiseringsschema
Om ni gör några ändringar går det att se direkt genom att trycka på knappen Beräkna plan. I bilden här under har vi ändrat betalningsmetod från linjär till dagar per period. Alla fälten går att redigera vid behov.
Periodisera i Dynamics NAV 2017 – Beräkna plan
När rätt periodiseringsmall och inställningar är gjorda kan ni bokföra ordern.
Vad har du för nytta av att periodisera i Dynamics NAV 2017?
Periodiseringsfunktionen används för att fördela ut kostnader och intäkter på en eller flera perioder för att få ett mer rättvisande resultat i resultaträkningen. När du t.ex. får en hyresfaktura som betalas per kvartal kan du med denna funktion fördela den på tre perioder för att kostnaden ska belasta resultatet varje månad istället för var tredje.
Lär du dig bättre genom att se flödet på film? Kika närmare på vår film nedan, filmen visar hur du gör för att periodisera i Dynamics NAV 2017 via Webbklienten.
I Dynamics NAV 2017 gjorde Microsoft det möjligt att integrera Dynamics NAV 2017 och Outlook via en Outlook Add-In. Tanken är att få Microsofts olika applikationer så nära integrerade med varandra att det känns enklare och mer produktivt att arbeta. Särskilt när ni har tillgång till rätt information i det läge ni behöver den. Genom att integrera olika plattformar/applikationer ökar både användarvänligheten och produktiviteten hos de som arbetar i systemet. Att inte behöva byta mellan plattformar sparar tid i sig men att också få aktuell information i form av vyer över leverantörer, kunder eller kontaktregister i Outlook, adderar även smart funktionalitet till applikationen.
När ni väl kommit igång med Outlook Add-In har ni tillgång till knappen Information om kontakt inne i Outlook. Applikationen söker i NAV för att matcha e-postadress i Outlook med e-postadress i NAV. Skulle kontakten inte finnas i NAV får ni en förfrågan om att lägga upp ny kontakt.
För kunderna/kontakten som redan existerar i NAV får ni upp information om försäljningshistorik, kundfordringar och annan kundstatistik direkt i din Outlook. Informationen hämtas och du kan skrolla neråt för mer information.
Så här ser det ut i din Windowsklient.
Så här kan det se ut i din Webbklient.
Så här kan det se ut när ni arbetar med NAV i Outlook. Det går att skapa e-postmallar i Outlook som ni sedan plockar upp i NAV. På så vis kan användarna smidigt få tillgång till e-postmallarna inne i NAV.
Vill ni komma igång?
För att komma igång krävs att ni har Dynamics NAV 2017 och Outlook som är från 2013 eller senare. Outlook Add-In fungerar oavsett om ni har en skrivbordsversion av Outlook eller Outlook Web App. Det fungerar på surfplattan och i mobilen men din vy kommer att anpassas till bildskärmen. Första steget är att följa guiden för att konfigurera det här
Gör så här:
1. Gå till sidan för Assisterad inställning
2. Konfigurera Outlook för Financials så startar guiden
3. Följ guiden och välj Slutför när du är klar
4. Nu ska ni ha statusen Slutförd i de Assisterade inställningarna
5. Kontrollera inne i Outlook om tillägget är aktiverat genom att gå via Inställningar
6. Hantera kopplingar
7. Välj Add-Ins/Tillägg istället för Kopplingar uppe till vänster och Mina tillägg i listan nedanför. Se till att tilläggen visar På, annars ändrar ni enkelt här.
8. Ta upp ett nytt mail och klicka på NAV symbolen nere i högra hörnet. Välj Information om kontakt
9. Nu kan ni arbeta och använda NAV inifrån Outlook.
Dynamics NAV 2017 i Outlook
Var något oklart? Kolla även in den film vi gjort.
Få stenkoll med hjälp av kassaflödesprognosen i NAV 2017. Nu är det dags att tipsa om ytterligare en smart funktion i NAV. Vi känner att den här funktionen har hamnat lite i skymundan och vill därför ta tillfället i akt och lyfta den. I NAV 2017 finns ett bra verktyg för att få kontroll över sina likvida medel nämligen kassaflödes/likviditetsprognosen. En kassaflödesprognos ger information om hur mycket likvida medel organisationen har vid ett givet tillfälle. Inom ekonomin pratas det även om kassaflödesanalyser men nu ska vi hålla isär de här två begreppen.
Kassaflödesanalysen används vanligtvis när vi analyserar förändringen i de likvida medlen under en period. I och med kassaflödesanalysen tittar vi på en avgränsad period (vanligtvis ett år) och får en djupare insyn i vad som genererar pengar till organisationen. Ofta sker kassaflödesanalysen vid tiden för årsredovisningen.
Kassaflöden kan vi definiera som betalningsströmmar. Alltså de in-och utbetalningar som sker under en bestämd tidsperiod. Det är såklart oerhört viktigt att företag har kontroll över likviditeten inom organisationen. Om det råder brist på likvida medel kommer det bidra med stora problem i verksamheten inom kort. Kassaflödesprognosen hjälper er här. Med en prognos över era pengaflöden kan ni följa er likviditet över tid.
En liten inblick i NAV 2017
Vi loggar in i NAV 2017 och eftersom vi har rollen Redovisningschef ser rollcentret ut så här när vi kommer in i systemet. I standardvyn för redovisningschef finns ett diagram för kassaflödesprognosen vilket vår uppställning kommer mynna ut i.
Vi kan börja med att titta på kassaflödesinställningar. I grundinställningarna kan du i version 2017 sätta upp ett antal parametrar för att komma igång. Här kan du välja inom vilket tidsintervall diagrammet i rollcentret ska uppdateras. I den här versionen finns det olika inställningar för hur du hanterar momsen, något som inte funnits i tidigare versioner. Något som är extra smidigt med kassaflödesprognosen i NAV 2017 är att momsen kan beräknas även på de dokument som ännu ej är fakturerade vilket ger en mer korrekt prognostisering. Om ni skulle vilja utveckla funktionaliteten ytterligare så finns det möjlighet till att koppla prognosen till Cortana Intelligence men är inget vi går in djupare på här.
Urval av funktionalitet
Vi ska försöka ringa in ett par användbara delar som är värda att nämnas vad gäller kassaflödesprognosen. Det finns stöd för att arbeta med olika prognoser samtidigt. På så vis kan ni simulera dessa mot varandra och jämföra verksamheten. Här kan ni skaffa ett bättre underlag för att fatta bättre beslut och skapa rätt insatser vid rätt tid.
Om vi ska försöka beskriva det här enkelt, så fungerar det ungefär så här; Med hjälp av en konsult kan ni parameter sätta analysen utifrån era behov. När ni satt upp grundinställningarna kan ni skapa en likviditetsprognos. Då hämtas transaktioner och du skapar en likviditetsprognos utifrån de källor du valt att hämta information från. Den skapas upp i en journal, vilken inte påverkar er bokföring.
Du väljer mellan olika likvida källor såsom försäljningsorder, leverantörreskontra, inköpsorder, moms, likvida medel etc. Det går att lägga in manuella kostnader om det är något utöver de redan valda posterna som ska vara med i analysen.
När ni får fram er sammanställning är det enkelt att se nettoförändringen i likviditet för en given period eller saldot på den beräknade likviditeten vid ett givet datum. Ni kan få en helt annan kontroll över era in-och utflöden över olika perioder.
Avslutningsvis vill vi poängtera att det krävs en hel del kunskap för att hantera en likviditetsprognos. Med kassaflödesprognosen i NAV 2017 får ni ett superbra verktyg för att hämta information från olika källor och få det sammanställt. Alla som arbetat med det här tidigare vet att det är ett enormt jobb att sammanställa mycket data, från en mängd olika källor. Men också i NAV krävs det att ni jobbar med prognosen, den sköter sig inte själv. Det krävs ett arbete, följa upp prognosen och validera informationen för att sedan kunna använda det som korrekt beslutsunderlag. Men är ni nyfikna på hur det fungerar närmare? Kontakta oss så berättar vi gärna mer.
Så här kan du använda dig av artikelattribut i Dynamics NAV 2017
Har du någonsin känt att artiklarna på ditt lager behöver få en närmare beskrivning för att särskiljas från andra artiklar inom samma artikelkategori? Du kanske behöver addera attribut till artikeln såsom färg, storlek eller vikt för att få en bättre överblick över ditt lager? Visst finns det ett par möjligheter att lägga till ytterligare information i tidigare versioner av Dynamics NAV men utrymmet har varit begränsat. Det har gått att använda fälten Beskrivning ett och två eller addera text i kommentarsfältet. Men det har definitivt haft sina begränsningar.
Ett tydligt exempel är om du har Dynamics NAV integrerat med en webbshop. Här kan det vara nödvändigt med mer artikelinformation än vad du tidigare haft möjlighet att addera i fälten för beskrivning.
Nu finns det en lösning. I Dynamics NAV 2017 finns en ny funktionalitet ”Artikelattribut”. Det gör att ni slipper betala timmar av konsultarvode för att få till rätt anpassningar. Här finns en del attribut fördefinierade i demodatabasen men du adderar även de attribut som ni behöver. Artikelattributen kan ni sedan addera ytterligare värden till. På det sättet får du de detaljerna som du vill ha.
Så här gör du
För att använda funktionen gå till Avdelningar – Försäljning och marknadsföring – Lager och prissättning – Artikelattribut. Eller gå till sökrutan och skriv in Artikelattribut. Följande sida kommer att visas (se bild nedan).
1. Lägg nu till ett nytt artikelattribut (se bild nedan)
2. Ange Namn och Typ på det nya artikelattributet
3. Om du senare vill ta bort attributet, kan du spärra det genom att markera rutan Spärrad
När du lagt upp ditt artikelattribut kan du addera värden till attributet i artikellistan.
4. Så gå till listan Artiklar, ställ dig på raden för den artikeln du vill redigera/addera ett attribut och ett värde till.
5. Ställ dig på Åtgärdsfliken.
6. Klicka på Attribut
7. Ställ dig på en ny rad i rutan som öppnas. Lägg till ditt nya attribut
8. Addera ett värde.
De attribut eller värden som är spärrade kommer inte synas i Drop down-menyn.
När ni har använt er av attribut och värden på era artiklar så har ni möjligheten att filtrera på dessa. Börja med att gå tillbaka till fliken Start i artikellistan.
9. Välj Filtrera efter attribut.
10. Välj upp det attribut och värde du vill filtrera på. Jag valde att addera Vikt som attribut och värde 40.
Filtrerar jag på dessa värden dyker min artikel upp.
Medan det kan verka som en liten förbättring under ”artikelavsnittet” så ger förbättringen stora möjligheter för företag och partners att få bättre kontroll samt uppföljning utan att behöva lägga tusentals kronor på anpassningar. Det är bra, eller hur?
