För att vi ska få en smidig implementation krävs det ett tätt samarbete. Vi behöver er hjälp så att vi är i fas inför och under leveransveckan.
För att du ska få en så smidig onboarding som möjligt av ditt paket, så finns det ett par punkter du ska tänka på när du väljer din leveransvecka:
Kom i fas
För att undvika dubbelarbete vid bytet behöver du vara i fas med din bokföring samt dina reskontror. Om din leveransvecka är i en pågående momsperiod behöver du skapa en momsrapport för att avsluta den pågående momsperioden i ert nuvarande system Innan du tar ut SIE filen. Vi kommer inte att göra någon komplettering av uppgifter efter att du skickat in uppgifterna för migrering. Vår rekommendation är därför att du inte arbetar i ditt gamla system efter du skickat in filerna till oss, utan kommer igång med Business Central direkt.
Gå igenom register
När du börjar i ditt nya system är det alltid skönt att starta med uppdaterade och aktuella register. Därför rekommenderar vi att du går igenom dina kund–, leverantörs- och artikelregister. Ta bort eventuella dubbletter och ej aktuella poster innan du exporterar filer och skickar in till oss. Detta gäller även register för Projekt, Kostnadsställe eller om du har andra dimensionslistor.
Avsätt tid
För att du ska vara så säker och trygg i programmet som möjligt vid starten kommer vi ge dig 8 timmars utbildning, uppdelade på 4 tillfällen under två dagar i leveransveckan. Vi går igenom grunderna och flöden i Business Central. Avsätt tid för utbildning och kom-igång för dig och de personer som ska arbeta i affärssystemet.
För att affärssystemet ska vara på plats på utsatt tid krävs det att vi följer vår tidplan. Det mesta ligger hos oss, men vissa delar behöver vi din hjälp med. Tidplanen hittar du i ert välkomstmail eller här nedan.
Sista datum för att besvara formulären i ditt välkomstmail.
Vi börjar med ett gemensamt call kl 9, för att stämma av och kicka igång veckan. Sen installerar och konfigurerar ditt StreamLine paket i Business Central utifrån era svar i formulären.
Om migrering av register från tidigare system ska göras, ska underlag levereras till gemensam filyta senast måndag kl 17. Länk finns i ditt välkomstmail.
Underlag: Register i Excelformat – kund, leverantör, leverantörens bankkonto, dimensioner med dess dimensionsvärden, samt er verksamhets logga.
Vi migrerar era register från tidigare system, med det underlag ni levererat till gemensam filyta.
Utbildning kommer ske i 2 sittningar:
Del 1: kl 9:00-11:00
Del 2 kl 13:30-15:30
Uppdelat på 1 timmes genomgång och 1 timme till där ni utför tester i er sandbox.
Ni kommer få inbjudningar till alla utbildningstillfällen via teams.
Utbildning kommer ske i 2 sittningar:
Del 3: kl 9:00-11:00
Del 4: kl 13:30-15:30
Uppdelat på 1 timmes genomgång och 1 timme till där ni utför tester i er sandbox.
Ni kommer få inbjudningar till alla utbildningstillfällen via teams.
Om migrering av saldo från tidigare system ska ske, ska underlag levereras till gemensam filyta senast onsdag kl 17. Länk finns i ditt välkomstmail.
Underlag: SIE4-fil samt Öppen kund- och leverantörsreskontra i Excelformat, från ert tidigare system.
Efter export av SIE4-fil får inget bokföras i ert tidigare system. Då följer inte transaktionerna med till Business Central, då underlaget redan är exporterat.
Vi migrerar och slutför konfiguration av ert paket i Business Central.
Business Central är redo att börja användas! Vi har ett gemensamt ”go live call” under eftermiddagen för att kicka igång er i ert paket. Vi får också sällskap från supportavdelningen som är med för att välkomna er.
Ni har nu tillgång till vår support, genom supportavtal
Samla era frågor och boka 2 h genomgång med en applikationskonsult, online
Vill du utöka ditt Business Central med mer funktionalitet, kontakta info@nabsolutions.se
Leveransveckan är den tiden som vi effektivt och smidigt förbereder och gör konfigurationen klar för ditt företag. För att du ska kunna komma igång att börja arbeta i Business Central och vi ska kunna garantera att leverera en färdig installation med kompletta register på fredagen i din leveransvecka, är det viktigt att du skickar in informationen senast på angivet datum enligt tidslinjen ovan.
Du och dina kollegor får även 8 timmars utbildning som är uppdelat på 4 sittningar under 2 dagar. Vi går igenom flöden och grunder i Business Central och sedan utför ni tester i en Sandboxmiljö. Det gör att du lär känna programmet, får större förståelse för Business Central och känner dig trygg och säker vid starten.
Se över att en migrering passar in i er tidplan – det är en dålig ide att göra det mitt i ett bokslut eller i en hektisk period, eftersom ni måste klara av att hantera att systemet ”står stilla” ett litet tag. Eftersom det ingår utbildning är det också bra om det är en period där så många som möjligt som ska jobba i systemet kan närvara på utbildningen.
Om din leveransvecka ligger mitt i en momsperiod så behöver du göra följande steg för att hanteringen av momsen i Business Central ska blir rätt från start: Innan du tar ut SIE-filen och skickar till oss så skapar du en momsrapport och avsluta den pågående momsperioden i ert nuvarande system. Det är viktigt att alla momskonton har saldo 0 när du tar ut SIE-filen.
Skriv ut verifikationen och spara momsrapporten.
När du är igång med Business Central och det är dags för momsredovisning så görs en ny momsrapport i BC för resterande period som du slår samman med den redan avslutade perioden när du sedan redovisar momsen. På detta vis får du en korrekt momsredovisning som stämmer överrens med momstransaktioner i BC från start.
På den här sidan hittar du tidslinjen där du ser hur upplägget för veckan är. Där ser ni också vad det är som förväntas av er. Ni hittar även informationen i välkomstmailet som skickades ut till er.
Om du har några frågor eller funderingar inför eller under leveransveckan, är du välkommen att kontakta oss på: onboarding@nabsolutions.se
Vi rekommenderar att du inte arbetar vidare i ditt gamla system efter du skickat alla filer med saldon till oss. Detta för att du ska undvika att arbeta dubbelt i båda systemen eller få differens i tex bokföringen eller reskontran mellan systemen. I avtalet hjälper vi dig med uppsättningen och starten av ditt företag, men vi kompletterar inte med SIE-filer eller andra register efter leveransveckan är klar. Vilket innebär att om du arbetat vidare med fakturering och bokföring i ditt gamla system får du själv manuellt komplettera detta i Business Central.
Balansräkning per dagens datum som en pdf (så att vi kan stämma av siffrorna)
Resultaträkning per dagens datum som en pdf (så att vi kan stämma av siffrorna)
Kundregister (Arkiv → Export → Register. Sparas i xml-format)
Leverantörsregister (Arkiv → Export → Register. Sparas i xml-format)
Artikelregister (Arkiv → Export → Register. Sparas i xml-format)
SIE 4 filer för bokföringen (Arkiv → Export → SIE)
Balansräkning per dagens datum som en pdf (så att vi kan stämma av siffrorna)
Resultaträkning per dagens datum som en pdf (så att vi kan stämma av siffrorna)
SIE 4- filer för bokföringen
Kundregister i CSV-format (Inställningar → Import och Export → Import och export av kundregister)
Leverantörsregister i CSV-format (Inställningar → Import och Export → Import och export av leverantörsregister)
Artikelregister i CSV-format (Inställningar → Import och Export → Import och export av artikelregister)
Obetalda kundfakturor i CSV-format (Bokföring → Utskrifter → Obetalda kundfakturor)
Obetalda leverantörsfakturor i CSV-format (Bokföring → Utskrifter → Obetalda leverantörsfakturor)
Balansräkning per dagens datum som en pdf (så att vi kan stämma av siffrorna)
Resultaträkning per dagens datum som en pdf (så att vi kan stämma av siffrorna)
SIE 4- filer för bokföringen (Välj räkenskapsår → Företagsnamnet → Export → SIE – Export)
Kundregister i CSV-format (Rapporter → Register och listor → Kundregister → Ladda ner fil)
Leverantörsregister i CSV-format (Register→ Register och listor → Leverantörsregister → Ladda ner fil )
Artikelregister i CSV-format (Ta kontakt med Fortnox)
Kundregister:
Arkiv → Export → Register → Kunder → Nya Formatet → OK → Spara som .txt fil
Leverantörsregister:
Arkiv → Export → Register → Leverantörer → Nya Formatet → OK → Spara som .txt fil
Artikelregister:
Arkiv → Export → Register → Artiklar → Nya Formatet → OK → Spara som .txt fil
SIE-filer:
Arkiv → Export → SIE (Bokföring) → Välj räkenskapsår (1 SIE-fil per räkenskapsår) → Exportera → Spara som SIE.
Obetalda kundfakturor:
Leverantörsreskontra → Reskontralista → Bocka i ”Förhandsgranska utskriften” → OK → Klicka på excel-ikonen → Spara excel-fil → Excel fil sparas ner på datorn
Obetalda leverantörsfakturor:
Fakturering → Reskontralista → Bocka i ”Förhandsgranska utskriften” → OK → Klicka på excel-ikonen → Spara Excel-fil → Excel fil sparas ner på datorn
