Planeringsprocess för konsultverksamhet

Är ni en tidrapporterande verksamhet? Att planera upp tiden i en konsultverksamhet är ofta klurigt och något som kan bidra med stress om ni saknar struktur och ordning . Det är viktigt att varje vecka planera och följa upp hur mycket kapacitet ni har tillgänglig så att ni vet om ni behöver bearbeta era kunder för att fylla luckor i beläggningen. För er som kämpar med att få ordning på era projekt  är en väl fungerande planeringsprocess viktigt för att få kontroll på läget.

Rätt personer

Här startar en effektiv planeringsprocess, genom att ha rätt personer på plats när ni planerar. Välj en som ska ha huvudansvaret för resursplaneringen, gruppchefer, KAM och någon person från sälj. På så vis har ni personerna med rätt kunskap och insyn i verksamheten på mötet för att planera kommande veckor.

Kom alltid förberedd

För att effektivisera tiden och underlätta er planering bör alla som ska delta på mötet vara väl förberedda. Om ni har en beläggningsplanering så ber ni alla konsulter att uppdatera vad som hänt i kundprojekten under veckan, så att de timmarna kan räknas av mot det som har planerats upp tidigare. Om ni inte har den kontrollen kommer er information vara inkorrekt när ni ska titta på nästkommande period. Det är bra om gruppcheferna också har för vana att en gång i veckan stämma av läget med medarbetarna i sin grupp, då kan de uppdateras på hur det ser ut i projekten och medarbetarens allmänna status. Har de snappat upp något i deras samtal med kund i veckan, en affärsmöjlighet?

Stäm av med sälj och KAM

Börja med att stämma av med sälj – vad är på väg in? Har vi skrivit offert till någon ny kund? Anser sälj att det är 80 % sannolikt att det blir affär så kan ni börja planera upp den tiden på tillgängliga resurser. Men det är viktigt att stämma av vad uppdraget innebär och hur många timmar det rör sig om. Här kan vara bra att addera ett par timmar till planeringen. Fördela uppdragen på de som har rätt erfarenhet och rätt kompetens men försök att också släppa in mer juniora konsulter. Har KAM eller någon av gruppcheferna hört någon förfrågan från befintliga kunder? I så fall är det timmar som också ska in i planeringen. Det här är en viktig del av er planeringsprocess att stämma av kommande uppdrag.

Kan ni välja?

Har ni råd att vara kräsna? Om ni har mycket uppdrag och inte tvunget behöver belägga mer tid så har ni chansen att sålla. Här får ni möjlighet att välja rätt uppdrag vilket är en ynnest för många företag. Om det är så att ni har jämn beläggning på era resurser och inte är i akut behov av uppdrag så kan den konsulten eller projektledaren som anmäler sitt intresse få ta sig an uppdraget. Såklart behöver ni se över och räkna på hur många timmar projektet kommer kräva innan ni planerar upp eller belägger en konsult.

Boka upp resurser

Ett tips är att ha någon som är ytterst ansvarig för resursplaneringen. Någon som har räknat på hur många timmar företaget borde sälja för att nå budget och resultat. Någon som vet hur mycket kapacitet som finns den här månaden. Den kapaciteten läggs in i er resursplanering och fylls upp med de timmar som uppdragen är estimerade till. Ni känner ert företag och era kunder bäst men ett tips är att planera upp så att ni har 100% beläggning, eller mer, för att vara säkra på att ni har att göra. Det är sällan så att alla når upp till den 100% beläggningen som är planerad vilket gör att om någon sitter i knipa med för mycket att göra kan en annan kollega täcka upp.

Planera en månad framåt

Planera upp tiden månadsvis, hur ser det ut i september, oktober och november? Vet ni att ni har större projekt som sträcker sig över månader kan ni lägga en grov plan i resursplaneringen redan nu, vilken sedan justeras under tiden. Om ni har förvaltningsarbete utlovat till kund så har ni förmodligen utlovat ett antal timmar i månaden som ni ska levereras, de ska också finnas med i planeringen. Det är viktigt att tänka på att om en konsult varit med i många projekt tidigare har de ofta ett bagage från dessa kunder. Av erfarenhet vet vi att kunder från tidigare projekt brukar höra av sig med jämna mellanrum för att efterfråga justeringar eller nya uppdrag av sin tidigare konsult. Planera in tid för det.

Planera för intern tid?

Hur ska ni göra med intern tid? Bestäm om ni ska planera för och rapportera er interna tid. Det kommer varje månad upp mindre saker som inte kan debiteras någon kund eller knytas till något projekt. Om ni väljer att boka upp och rapportera intern tid kan den interna tiden skilja mycket från person till person. Här är det en balansgång, vi vill inte ha en allt för försiktig planering där vi tar höjd för alladelses för mycket intern tid vilket inte genererar några inkomster.

Meddela resurser

Det är alltid bra att meddela de som ska göra arbetet, vilket arbete de blivit tilldelade.

Uppföljning

För att följa upp och göra er planeringsprocess bättre och säkrare är det viktigt att de som tidrapporterar specificerar vad de lagt sin tid på. På så sätt kan ni följa uppdragen hur mycket av den estimerade tiden ni lagt på vilken kund och om ni ligger bra mot budget och det ni behöver sälja.

Hur mycket tid går åt till intern tid? Behöver vi göra någon förändring? Är det någon som lägger extra mycket tid på att genomför sina uppgifter så kanske det är något som bör diskuteras. Behöver kollegan gå en utbildning eller få mer stöd i sitt arbete?

Vill ni ha riktigt bra uppföljning kan ni koppla samman er tidsrapportering med Power BI för att skapa rapporter på hur ni ligger till månadsvis. Då kan ni följa arbetet i realtid. Det är både kul och informativt på samma gång.

Är ni ett företag som arbetar med konsultverksamhet? Läs mer om utmaningar med er resursplanering.

Resursplanering – fyra utmaningar direkt från verkligheten