Dålig projektplanering ger ringar på vattnet

I ett tjänstedrivet företag är det viktigt att planera upp beläggningen så att den anpassas efter företagets övriga verksamhet. Det vi åtar oss ska vi också kunna utföra utan att det sker på bekostnad av något annat. Om vi har många olika uppdrag och dålig struktur på vårt arbete kan det leda till att medarbetarna inte vet vad de ska göra samtidigt som våra kunder får vänta på sina leveranser. Leveranserna vi har utlovat blir försenade eller rentav dåliga eftersom vi inte mäktar med alla projekt eller missar leveranser eftersom vi är dåliga på vår resurs- och projektplanering.

När vi ska utföra vårt uppdrag till kund är det en sammanhängande process av olika arbetsuppgifter där enbart det sista momentet ”den färdiga produkten” når kunden. Alla olika delar i leveransen är beroende av varandra och startar med att ni planerar in era projekt och vilken resurs som ska göra vad samt när i tiden uppdraget ska utföras. Om dessa ramar är otydliga och arbetet försenas i första steget kan det påverka processen längre fram. I värsta fall blir resultatet dåligt och kunden vill inte betala för det. Därför är det viktigt att beläggningen anpassas efter verksamheten och ni behöver ha en rutin för att planera era projekt.

Konsekvenser av bristfällig planering

Om er resursplanering inte stämmer överens med de uppdrag ni har kommer det att påverka era leveranser. Felen kommer av att tiden inte räcker till eller att resursplaneringen är otydlig vilket gör att era medarbetare inte vet vad som förväntas av dem.

Om er projektplanering sviker och ni levererar dåliga tjänster kommer det innebära dubbelt arbete för er. Ni kanske behöver göra om det ni levererat, i så kallade back jobs, vilket kommer kosta pengar. När delar av arbetet behöver göras om kommer det att påverka era kunder och den egna personalen. På grund av missnöjet kommer ni kanske behöva kompensera kunden eller göra om leveransen utan debitering vilket gör att intäkter förloras samt viktigaste av allt, kundrelationen skadas.

Dålig planering kan påverka medarbetarna

Dålig intern projektplanering kommer påverka era medarbetare, det blir till merarbete för era anställda vilket bidrar till att stressnivån höjs i organisationen. Stress kan leda till att era medarbetare inte trivs och vi är inne i en ond cirkel. För att motverka det här behövs en bra resursplanering så att personalen inte känner att de får jobba mer på grund att de högre upp i organisationen inte kan planera på ett sätt som stämmer överens med vekligheten. Det betyder att du kan förlora mer än bara pengar på bristfällig planering, i värsta fall förlorar du personal och därmed värdefull kompetens genom att nonchalera signalerna i form av dåliga leveranser i er organisation.

Ha en tydlig plan

Se till att era projekt är välplanerade med en tydlig plan över vad det är som ska levereras och när. Alltså ha bra kontroll över era resurser och er resursplanering. Har ni det kan ni tydligt se när i tiden ni har möjlighet att ta in nya uppdrag men också vem som har tid att ta sig an dem. Investera i ett bra verktyg som kan hjälpa dig att planera upp beläggningen internt. Era medarbetare ska veta vad de ska göra och lätt kunna följa processen fram till leverans.

För att läsa mer om hur du ska lyckas med din beläggning kan du ladda ner vår Guide här.

Läs även:

Effektivisera arbetet och undvik sent kvällsarbete!

Resursplanering – fyra utmaningar direkt från verkligheten