Effektivisera arbetet när verksamheten växer

Är du ett av företagen där er effektivitet och lönsamhet inte växer i samma takt som er verksamhet växer? Lönsamhet kan mätas på olika sätt, främst mäts det idag i olika nyckeltal. Lönsamheten kan motsvararas av att få ut så hög vinstmarginal som möjligt, men de kan också vara att inte tappa debiterbara timmar bara för att beläggningen inte stämmer överens med verkligheten.

När ditt företag expanderar kan det även generera mer arbete att ta med sig hem. En anledning till sent kvällsarbete är att vi saknar struktur och ordning över hur vi hanterar uppgifterna under arbetstid. Vi vet helt enkelt inte hur vi ska organisera vårt dagliga arbete för att arbeta effektivt. Om vi tittar på en konsultverksamhet så kan det vara resursplaneringen vi tar med oss hem eftersom vi känner att vi tappar kontrollen över det under dagen. Det är lätt att känna igen sig i att vi jobbar mer och mer, du kanske jobbar hårdare och hårdare men inte smartare. Det är förmodligen därför din lönsamhet inte ökar i den takt du önskar.

Fler anställda kräver bättre planering

I samma takt som ert företag växer kanske er personalstyrka utökas. Om ni anställt fler medarbetare men ändå inte får lönsamheten att öka har ni förmodligen svårt att allokera era resurser rätt. Det är viktigt att inte tappa effektivitet med fler anställda. För att kunna nå de mål ni eftersträvar gäller det att planera smart och arbeta proaktivt med de resurser ni har. Om ni inte lyckas effektivisera arbetet  kommer ni inte bli lönsamma i längden.

Tappa inte infrastrukturen

Ert arbetssätt bör förändras i takt med att ni växer, ni behöver ha en effektivare planering över den kapacitet, de projekt och resurser ni har. Om ni får fler uppdrag behöver beläggningen planeras mer detaljerat och vara i realtid. Det gäller att smidigt kunna ta fram rätt kompetenser till era olika projekt och inte dubbelarbeta. Det är svårt när ett företag expanderar att få alla bitar att falla på plats, särskilt om inte infrastrukturen är med i utvecklingen.

Excelark kanske fungerade när ni var 3–4 personer men nu blir det för tidskrävande att arbeta på det sättet och göra de uppföljningar som önskas. Ni kanske till och med debiterar för lite till kund för att ni är osäkra på hur många timmar som faktiskt spenderats i det specifika projektet. Timmar försvinner och effektivitet tappas. Ni kanske inte riktigt vet vem som gjorde vad och hur många timmar ni faktiskt la på projektet.

Jobbar du mer och tjänar mindre?

Att kunna uppnå en jämn beläggning handlar framförallt om att planera. Planera hur du och din personal ska arbeta under året så att ni inte tappar effektivitet ni hade kunnat uppnå. Ju fler anställda ni blir desto viktigare är det att ha rätt verktyg för att planera era resurser och bibehålla arbetstakten så ni slipper kvällsarbetet. Att göra uppföljningar på er projektverksamhet utan de rätta verktygen eller rutinerna kan ta mer tid än vad du tror. Det är inte att effektivisera arbetet. Nej, här hamnar ni lätt i fällan att arbeta mer men får samma utfall som tidigare. Se till att bryta mönster och skapa rutiner för er organisation, hur arbetar ni? Sedan krävs även dagens teknologi för att ni ska kunna effektivisera arbetet.

Hur löser du problemet?

Se till att börja med att ta kontroll över de resurser och projekt ni har idag. Ta er resursplanering på allvar och börja skapa struktur och ordning för att arbeta mer effektivt framåt. Först kontroll, sen åtgärder för effektivitet. Det är svårt att växa och skapa lönsamhet, ta smarta beslut för att effektivisera arbetet om ni inte har koll på grunderna. Gör allt det här i ett system som kan ge er det ni i ert företag behöver, rent systemmässigt.

Är ni ett företag som arbetar i projekt och rapporterar era timmar? Ladda ner vår guide om hur ni kan bli bättre på att resursplanera.

Läs mer:

Smartare planeringsprocess för er som resursplanerar!