Utmaningar med er resursplanering

Om du är en av dem som arbetar med projekt så vet du vilket pussel det är att få ihop era resurser med de uppdrag ni har. Eftersom vi själva arbetar med konsultverksamhet och rapporterar tid vet vi att det finns ett gäng utmaningar att som dyker upp varje dag. Känner ni igen er i någon av de som nämns nedan?

  1. Vem gör vad?
    Det är viktigt att känna till vilken kompetens som passar för vilken uppgift och utifrån det börja planera era resurser. Vi vill planera för att uppgifterna också ska vara någorlunda varierande, roliga och utvecklande för de som utför projekten. Det blir alltså ytterligare en aspekt att ta hänsyn till, vilket försvårar planeringen. Det blir lätt att personerna med lång erfarenhet får de utmanande uppdragen medan de mer juniora får fortsätta att göra de enklare uppdragen. För att hålla motivationen uppe hos nyare medarbetare är det viktigt att även de får kliva fram och ta sig an svårare uppgifter som utvecklar dem i sin yrkesroll.
  2. Jämn fördelning av uppgifter
    Planera så att inte samma personer alltid får de största uppdragen. Det är lätt hänt att samma personer ofta får de stora projekten eftersom vi vet att de klarar av det. Men att hålla en jämn fördelning är viktigt både ur den aspekten att arbetet ska vara varierande men också för att personen inte ska få en allt för hög arbetsbelastning. Om inte kommunikationen är öppen är det svårt att veta hur personen känner, vad personen har för stresstålighet och hur mycket av uppgifterna de tar med sig hem och funderar på. Vågar personen säga till om de känner att de har för mycket att göra?
  3. Ta höjd för att uppgifter tar längre tid
    Hur lång tid tar en uppgift? Det kommer i många fall uppkomma hinder i utförandet av en uppgift vilket resulterar i att uppgiften tar längre tid och kanske kräver ytterligare resurser än vad ni från början räknat med. I de flesta fall har vi en god kännedom om hur lång tid en uppgift tar och vilka som behöver vara inblandade men planeringen kommer inte alltid stämma. Vi tycker att företag bör ha så pass bra kontroll på sin resursplanering att det finns utrymme när oväntade händelser sker, samtidigt som ni kan hålla er till budget.
  4. Hur fyller vi tiden om vi har luckor
    Tvärtom mot tidigare punkt, om det uppstår luckor i er resursplanering hur hanterar ni det då? Det skulle kunna vara en större uppgift som går fortare än vi räknat med eller en kund som drar sig ur en förfrågan. Det kan också vara något som påverkar verksamheten mycket, ett stort projekt vi räknat med som inte blir av. Det sistnämnda kan vara oerhört kännbart om vi inte tagit höjd för det i vår planering.

Kontroll och rutiner

Hur hanterar vi dessa utmaningar? Kontroll, rutiner och avstämningar veckovis. Det går inte att spå in i framtiden men vi kan förbereda vår verksamhet på det vi vet och kan planera. Och ju mer vi vet, kan styra och prognostisera desto bättre kan vi hantera de avvikelser som uppkommer i den dagliga verksamheten.

Rätt systemstöd ger dig rätt information och kontroll över er resursplanering, det förser er också med en bra översikt över era projekt. Rutiner ger er styrning på det interna arbetet och täta avstämningarna hjälper er med rätt information från era medarbetare om status för arbetsbelastning, önskemål och nya möjligheter att lägga in i resursplaneringen.

Story Point

Använd ett systemstöd där allt ni behöver finns samlat; projekt, uppföljning, budgetering och tidrapportering. När ni har det kommer ni kunna agera smartare, jämföra, prognostisera och ta bättre beslut. Systemet ska synkroniseras mellan användare och affärsområden, det ska vara flexibelt och bidra till att effektivisera ert dagliga arbete. Ni ska kunna filtrera på projekt, resurser, kapacitet och ha tidrapporteringen integrerad med resursplanering och redovisningen. Tänk vad mycket mer struktur och ordning ni kan få och hur mycket mer effektivt ni kommer kunna arbeta.

Läs mer om Story Point här eller ta kontakt med NAB för era frågor.

Vill du läsa mer om hur ni kan lägga upp er planeringsprocess vid er resursplanering?

Smartare planeringsprocess för er som resursplanerar!