Ett tids- och kostnadseffektivt val

I det här inlägget tänkte vi diskutera den ekonomiska aspekten av att fakturera elektroniskt. Tänk efter, hur många fakturor skickar ni per månad? Om ni räknar ihop tiden för att skriva ut, kuvertera, gå till brevlådan och posta era fakturor, hur mycket tid tror ni att ni lägger gemensamt från ert företags sida, varje månad? Summera sedan all er gemensamma tid och se vad det blir på ett år. Det är värdefull tid och en del pengar som hade kunnat läggas på annat i er verksamhet.

Om vi försöker omvandla tid och material till pengar, vad blir kostnaden för att sköta era fakturor manuellt? Administreringen kostar. Det gör även material såsom papper, print och porto. Och inte alls oviktigt, miljön. Här har ni chans att spara in på både pappersförbrukningen och transporter genom att fakturera elektroniskt.

Hur mycket pengar kan ni spara?

Låt oss göra ett räkneexempel:

Effektkalkylen är hämtad från Golden EDI. Golden EDI är en tjänsteleverantör som erbjuder en nyckelfärdig tjänst för att automatiskt hantera utgående elektroniska fakturor. Tjänsten integreras med Dynamics NAV och eftersom tjänsten är nyckelfärdig kommer ni snabbt igång med er fakturering i NAV. I kalkylen ser ni hur mycket ni sparar med hjälp av tjänsten, varje månad. Effektkalkylen visar hur det ser ut om ni skickar 300 fakturor/månad. Kalkylen visar här alltså på totalkostnaden för fakturor som går ut med manuell, respektive elektronisk post.

Enligt APQC (American Productivity & Quality Center) ligger hanteringskostnaden av manuella fakturor på i snitt 26,5 kronor per faktura, det avser då porto, utrustning för utskrift, kuvert och allt manuellt arbete som krävs. I kalkylen ser vi att vi räknat i underkant på kostnaden per faktura, nämligen 26 kr istället för 26.5 kr vid manuell hantering, det gör att vi till och med får en liten marginal.

Om vi ställer det här mot den elektroniska faktureringskostnaden ser vi att den här kostnaden förhåller sig lite annorlunda. Här är en månatlig kostnad på 750 kr, en kostnad på 3 kr/faktura och en initieringskostnad som vi fördelar under en lite längre tid. Enligt InExchange kan ca 50 % av utgående fakturor hos företag hanteras elektroniskt. Om vi handlar med stora volymer kan vi avläsa i kalkylen att investeringen i Golden EDI räknas hem relativt snabbt. Här ser vi att vid en volym på 300 fakturor sparar vi 5387 kr/månad.

Brytpunkten för att kunna räka hem investeringen ligger på ca 50 fakturor per månad. Skickar ni mer fakturor blir besparingarna ännu större.

Sammanfattningsvis

Tre fördelar med elektronisk fakturering för dig som:

  •  vill hantera de affärskrav som era kunder ställer eller kommer ställa inom snar framtid. Läs mer i vårt tidigare inlägg.
  • vill ha en automatiserad och kostnadseffektiv fakturahantering
  • vill få kvalitet i fakturan
  • vill värna om miljön

Läs mer om faktureringen i produktbladet här.

Delta i kostnadsfritt webbinarie

Anmäl er till kostnadsfritt webbinarie för Golden EDI den 18/4 mellan 13.30-15.00 där berättar vi mer om tjänsten.
Anmäl er här.