Förlorar du pengar på dåliga leveranser?

Förlorar du pengar på dåliga leveranser?

Dålig projektplanering ger ringar på vattnet

I ett tjänstedrivet företag är det viktigt att planera upp beläggningen så att den anpassas efter företagets övriga verksamhet. Det vi åtar oss ska vi också kunna utföra utan att det sker på bekostnad av något annat. Om vi har många olika uppdrag och dålig struktur på vårt arbete kan det leda till att medarbetarna inte vet vad de ska göra samtidigt som våra kunder får vänta på sina leveranser. Leveranserna vi har utlovat blir försenade eller rentav dåliga eftersom vi inte mäktar med alla projekt eller missar leveranser eftersom vi är dåliga på vår resurs- och projektplanering.

När vi ska utföra vårt uppdrag till kund är det en sammanhängande process av olika arbetsuppgifter där enbart det sista momentet ”den färdiga produkten” når kunden. Alla olika delar i leveransen är beroende av varandra och startar med att ni planerar in era projekt och vilken resurs som ska göra vad samt när i tiden uppdraget ska utföras. Om dessa ramar är otydliga och arbetet försenas i första steget kan det påverka processen längre fram. I värsta fall blir resultatet dåligt och kunden vill inte betala för det. Därför är det viktigt att beläggningen anpassas efter verksamheten och ni behöver ha en rutin för att planera era projekt.

Konsekvenser av bristfällig planering

Om er resursplanering inte stämmer överens med de uppdrag ni har kommer det att påverka era leveranser. Felen kommer av att tiden inte räcker till eller att resursplaneringen är otydlig vilket gör att era medarbetare inte vet vad som förväntas av dem.

Om er projektplanering sviker och ni levererar dåliga tjänster kommer det innebära dubbelt arbete för er. Ni kanske behöver göra om det ni levererat, i så kallade back jobs, vilket kommer kosta pengar. När delar av arbetet behöver göras om kommer det att påverka era kunder och den egna personalen. På grund av missnöjet kommer ni kanske behöva kompensera kunden eller göra om leveransen utan debitering vilket gör att intäkter förloras samt viktigaste av allt, kundrelationen skadas.

Dålig planering kan påverka medarbetarna

Dålig intern projektplanering kommer påverka era medarbetare, det blir till merarbete för era anställda vilket bidrar till att stressnivån höjs i organisationen. Stress kan leda till att era medarbetare inte trivs och vi är inne i en ond cirkel. För att motverka det här behövs en bra resursplanering så att personalen inte känner att de får jobba mer på grund att de högre upp i organisationen inte kan planera på ett sätt som stämmer överens med vekligheten. Det betyder att du kan förlora mer än bara pengar på bristfällig planering, i värsta fall förlorar du personal och därmed värdefull kompetens genom att nonchalera signalerna i form av dåliga leveranser i er organisation.

Ha en tydlig plan

Se till att era projekt är välplanerade med en tydlig plan över vad det är som ska levereras och när. Alltså ha bra kontroll över era resurser och er resursplanering. Har ni det kan ni tydligt se när i tiden ni har möjlighet att ta in nya uppdrag men också vem som har tid att ta sig an dem. Investera i ett bra verktyg som kan hjälpa dig att planera upp beläggningen internt. Era medarbetare ska veta vad de ska göra och lätt kunna följa processen fram till leverans.

För att läsa mer om hur du ska lyckas med din beläggning kan du ladda ner vår Guide här.

Läs även:

Effektivisera arbetet och undvik sent kvällsarbete!

Resursplanering – fyra utmaningar direkt från verkligheten

Effektivisera arbetet och undvik sent kvällsarbete!

Effektivisera arbetet och undvik sent kvällsarbete!

Effektivisera arbetet när verksamheten växer

Är du ett av företagen där er effektivitet och lönsamhet inte växer i samma takt som er verksamhet växer? Lönsamhet kan mätas på olika sätt, främst mäts det idag i olika nyckeltal. Lönsamheten kan motsvararas av att få ut så hög vinstmarginal som möjligt, men de kan också vara att inte tappa debiterbara timmar bara för att beläggningen inte stämmer överens med verkligheten.

När ditt företag expanderar kan det även generera mer arbete att ta med sig hem. En anledning till sent kvällsarbete är att vi saknar struktur och ordning över hur vi hanterar uppgifterna under arbetstid. Vi vet helt enkelt inte hur vi ska organisera vårt dagliga arbete för att arbeta effektivt. Om vi tittar på en konsultverksamhet så kan det vara resursplaneringen vi tar med oss hem eftersom vi känner att vi tappar kontrollen över det under dagen. Det är lätt att känna igen sig i att vi jobbar mer och mer, du kanske jobbar hårdare och hårdare men inte smartare. Det är förmodligen därför din lönsamhet inte ökar i den takt du önskar.

Fler anställda kräver bättre planering

I samma takt som ert företag växer kanske er personalstyrka utökas. Om ni anställt fler medarbetare men ändå inte får lönsamheten att öka har ni förmodligen svårt att allokera era resurser rätt. Det är viktigt att inte tappa effektivitet med fler anställda. För att kunna nå de mål ni eftersträvar gäller det att planera smart och arbeta proaktivt med de resurser ni har. Om ni inte lyckas effektivisera arbetet  kommer ni inte bli lönsamma i längden.

Tappa inte infrastrukturen

Ert arbetssätt bör förändras i takt med att ni växer, ni behöver ha en effektivare planering över den kapacitet, de projekt och resurser ni har. Om ni får fler uppdrag behöver beläggningen planeras mer detaljerat och vara i realtid. Det gäller att smidigt kunna ta fram rätt kompetenser till era olika projekt och inte dubbelarbeta. Det är svårt när ett företag expanderar att få alla bitar att falla på plats, särskilt om inte infrastrukturen är med i utvecklingen.

Excelark kanske fungerade när ni var 3–4 personer men nu blir det för tidskrävande att arbeta på det sättet och göra de uppföljningar som önskas. Ni kanske till och med debiterar för lite till kund för att ni är osäkra på hur många timmar som faktiskt spenderats i det specifika projektet. Timmar försvinner och effektivitet tappas. Ni kanske inte riktigt vet vem som gjorde vad och hur många timmar ni faktiskt la på projektet.

Jobbar du mer och tjänar mindre?

Att kunna uppnå en jämn beläggning handlar framförallt om att planera. Planera hur du och din personal ska arbeta under året så att ni inte tappar effektivitet ni hade kunnat uppnå. Ju fler anställda ni blir desto viktigare är det att ha rätt verktyg för att planera era resurser och bibehålla arbetstakten så ni slipper kvällsarbetet. Att göra uppföljningar på er projektverksamhet utan de rätta verktygen eller rutinerna kan ta mer tid än vad du tror. Det är inte att effektivisera arbetet. Nej, här hamnar ni lätt i fällan att arbeta mer men får samma utfall som tidigare. Se till att bryta mönster och skapa rutiner för er organisation, hur arbetar ni? Sedan krävs även dagens teknologi för att ni ska kunna effektivisera arbetet.

Hur löser du problemet?

Se till att börja med att ta kontroll över de resurser och projekt ni har idag. Ta er resursplanering på allvar och börja skapa struktur och ordning för att arbeta mer effektivt framåt. Först kontroll, sen åtgärder för effektivitet. Det är svårt att växa och skapa lönsamhet, ta smarta beslut för att effektivisera arbetet om ni inte har koll på grunderna. Gör allt det här i ett system som kan ge er det ni i ert företag behöver, rent systemmässigt.

Är ni ett företag som arbetar i projekt och rapporterar era timmar? Ladda ner vår guide om hur ni kan bli bättre på att resursplanera.

Läs mer:

Smartare planeringsprocess för er som resursplanerar!

 

Öka lönsamheten och arbeta mindre – är det möjligt?

Öka lönsamheten och arbeta mindre – är det möjligt?

Öka lönsamheten men minska på stressen?

Om ni arbetar i en växande verksamhet kan ni känna igen er i stressen som kommer med allt nytt. Nya projekt, nya medarbetare, nya uppgifter och situationer. Samtidigt som företag kan behöva avlasta sina medarbetare för att minska stressnivån vill företag inte riskera att det sker på bekostnad av lönsamheten. Vi vill öka lönsamheten. Företag strävar efter att utvecklas och för många blir satsningen något som påverkar medarbetarna och deras tid. Men behöver ”att öka lönsamheten” alltid vara synonymt med mer jobb och mer stress?

Vi tror inte det. Och vi tror inte heller att lösningen alltid ligger i att anställa fler personer. När en ny medarbetare anställs har personen alltid en inlärningssträcka som innebär att det kommer ta tid innan personen är självgående och kan bidra med lönsamhet till företaget. Därav betyder inte fler medarbetare mer pengar direkt men förhoppningsvis på sikt. Dock tror vi att om ni fortfarande har en bristfällig planering på de resurser, kapacitet och projekt ni har, kan ni inte öka lönsamheten eller effektiviteten i längden heller, i alla fall inte i den utsträckning som skulle varit möjligt. Därför är planeringsprocessen och er resursplanering oerhört viktig om ni vill kunna tjäna mer utan att arbeta mer.

Planera smart 

Vi tror nämligen på att planera smart och göra väl valda affärer. För företag som växer är det här ofta svårt, att få översikt över verksamheten och planera för de uppdrag som finns idag. Att veta hur mycket tid som är upptagen och hur mycket tid som finns tillgänglig totalt. Och vem sitter på den tiden?

Vi vet att det går att jobba lagom och samtidigt öka lönsamheten, särskilt om ni upplever oordning i ert sätt att arbeta idag. Det som behövs är rätt rutiner, rätt systemstöd, lite risktagande och en del resursplanering. Då kommer ni se vart tiden tar vägen. Använd ett systemstöd där ni har allt ni behöver; planering, uppföljning, budgetering och tidrapportering men gärna också en integrerad resursplanering. När ni har de bitarna så kan ni planera smartare, jämföra, prognostisera framtiden och ta bättre beslut som gynnar verksamheten.

Om ni tar tillbaka kontrollen över er planeringen och er uppföljning så tror vi att ni kommer upptäcka er vad ni kan förbättra. Men vart kan ni börja? Se till att planera smart med de resurser ni har.

Ladda ner vår gudie om hur du resursplanerar smartare.

Resursplanering – fyra utmaningar direkt från verkligheten

Resursplanering – fyra utmaningar direkt från verkligheten

Utmaningar med er resursplanering

Om du är en av dem som arbetar med projekt så vet du vilket pussel det är att få ihop era resurser med de uppdrag ni har. Eftersom vi själva arbetar med konsultverksamhet och rapporterar tid vet vi att det finns ett gäng utmaningar att som dyker upp varje dag. Känner ni igen er i någon av de som nämns nedan?

  1. Vem gör vad?
    Det är viktigt att känna till vilken kompetens som passar för vilken uppgift och utifrån det börja planera era resurser. Vi vill planera för att uppgifterna också ska vara någorlunda varierande, roliga och utvecklande för de som utför projekten. Det blir alltså ytterligare en aspekt att ta hänsyn till, vilket försvårar planeringen. Det blir lätt att personerna med lång erfarenhet får de utmanande uppdragen medan de mer juniora får fortsätta att göra de enklare uppdragen. För att hålla motivationen uppe hos nyare medarbetare är det viktigt att även de får kliva fram och ta sig an svårare uppgifter som utvecklar dem i sin yrkesroll.
  2. Jämn fördelning av uppgifter
    Planera så att inte samma personer alltid får de största uppdragen. Det är lätt hänt att samma personer ofta får de stora projekten eftersom vi vet att de klarar av det. Men att hålla en jämn fördelning är viktigt både ur den aspekten att arbetet ska vara varierande men också för att personen inte ska få en allt för hög arbetsbelastning. Om inte kommunikationen är öppen är det svårt att veta hur personen känner, vad personen har för stresstålighet och hur mycket av uppgifterna de tar med sig hem och funderar på. Vågar personen säga till om de känner att de har för mycket att göra?
  3. Ta höjd för att uppgifter tar längre tid
    Hur lång tid tar en uppgift? Det kommer i många fall uppkomma hinder i utförandet av en uppgift vilket resulterar i att uppgiften tar längre tid och kanske kräver ytterligare resurser än vad ni från början räknat med. I de flesta fall har vi en god kännedom om hur lång tid en uppgift tar och vilka som behöver vara inblandade men planeringen kommer inte alltid stämma. Vi tycker att företag bör ha så pass bra kontroll på sin resursplanering att det finns utrymme när oväntade händelser sker, samtidigt som ni kan hålla er till budget.
  4. Hur fyller vi tiden om vi har luckor
    Tvärtom mot tidigare punkt, om det uppstår luckor i er resursplanering hur hanterar ni det då? Det skulle kunna vara en större uppgift som går fortare än vi räknat med eller en kund som drar sig ur en förfrågan. Det kan också vara något som påverkar verksamheten mycket, ett stort projekt vi räknat med som inte blir av. Det sistnämnda kan vara oerhört kännbart om vi inte tagit höjd för det i vår planering.

Kontroll och rutiner

Hur hanterar vi dessa utmaningar? Kontroll, rutiner och avstämningar veckovis. Det går inte att spå in i framtiden men vi kan förbereda vår verksamhet på det vi vet och kan planera. Och ju mer vi vet, kan styra och prognostisera desto bättre kan vi hantera de avvikelser som uppkommer i den dagliga verksamheten.

Rätt systemstöd ger dig rätt information och kontroll över er resursplanering, det förser er också med en bra översikt över era projekt. Rutiner ger er styrning på det interna arbetet och täta avstämningarna hjälper er med rätt information från era medarbetare om status för arbetsbelastning, önskemål och nya möjligheter att lägga in i resursplaneringen.

Story Point

Använd ett systemstöd där allt ni behöver finns samlat; projekt, uppföljning, budgetering och tidrapportering. När ni har det kommer ni kunna agera smartare, jämföra, prognostisera och ta bättre beslut. Systemet ska synkroniseras mellan användare och affärsområden, det ska vara flexibelt och bidra till att effektivisera ert dagliga arbete. Ni ska kunna filtrera på projekt, resurser, kapacitet och ha tidrapporteringen integrerad med resursplanering och redovisningen. Tänk vad mycket mer struktur och ordning ni kan få och hur mycket mer effektivt ni kommer kunna arbeta.

Läs mer om Story Point här eller ta kontakt med NAB för era frågor.

Vill du läsa mer om hur ni kan lägga upp er planeringsprocess vid er resursplanering?

Smartare planeringsprocess för er som resursplanerar!

 

Smartare planeringsprocess för er som resursplanerar!

Smartare planeringsprocess för er som resursplanerar!

Planeringsprocess för konsultverksamhet

Är ni en tidrapporterande verksamhet? Att planera upp tiden i en konsultverksamhet är ofta klurigt och något som kan bidra med stress om ni saknar struktur och ordning . Det är viktigt att varje vecka planera och följa upp hur mycket kapacitet ni har tillgänglig så att ni vet om ni behöver bearbeta era kunder för att fylla luckor i beläggningen. För er som kämpar med att få ordning på era projekt  är en väl fungerande planeringsprocess viktigt för att få kontroll på läget.

Rätt personer

Här startar en effektiv planeringsprocess, genom att ha rätt personer på plats när ni planerar. Välj en som ska ha huvudansvaret för resursplaneringen, gruppchefer, KAM och någon person från sälj. På så vis har ni personerna med rätt kunskap och insyn i verksamheten på mötet för att planera kommande veckor.

Kom alltid förberedd

För att effektivisera tiden och underlätta er planering bör alla som ska delta på mötet vara väl förberedda. Om ni har en beläggningsplanering så ber ni alla konsulter att uppdatera vad som hänt i kundprojekten under veckan, så att de timmarna kan räknas av mot det som har planerats upp tidigare. Om ni inte har den kontrollen kommer er information vara inkorrekt när ni ska titta på nästkommande period. Det är bra om gruppcheferna också har för vana att en gång i veckan stämma av läget med medarbetarna i sin grupp, då kan de uppdateras på hur det ser ut i projekten och medarbetarens allmänna status. Har de snappat upp något i deras samtal med kund i veckan, en affärsmöjlighet?

Stäm av med sälj och KAM

Börja med att stämma av med sälj – vad är på väg in? Har vi skrivit offert till någon ny kund? Anser sälj att det är 80 % sannolikt att det blir affär så kan ni börja planera upp den tiden på tillgängliga resurser. Men det är viktigt att stämma av vad uppdraget innebär och hur många timmar det rör sig om. Här kan vara bra att addera ett par timmar till planeringen. Fördela uppdragen på de som har rätt erfarenhet och rätt kompetens men försök att också släppa in mer juniora konsulter. Har KAM eller någon av gruppcheferna hört någon förfrågan från befintliga kunder? I så fall är det timmar som också ska in i planeringen. Det här är en viktig del av er planeringsprocess att stämma av kommande uppdrag.

Kan ni välja?

Har ni råd att vara kräsna? Om ni har mycket uppdrag och inte tvunget behöver belägga mer tid så har ni chansen att sålla. Här får ni möjlighet att välja rätt uppdrag vilket är en ynnest för många företag. Om det är så att ni har jämn beläggning på era resurser och inte är i akut behov av uppdrag så kan den konsulten eller projektledaren som anmäler sitt intresse få ta sig an uppdraget. Såklart behöver ni se över och räkna på hur många timmar projektet kommer kräva innan ni planerar upp eller belägger en konsult.

Boka upp resurser

Ett tips är att ha någon som är ytterst ansvarig för resursplaneringen. Någon som har räknat på hur många timmar företaget borde sälja för att nå budget och resultat. Någon som vet hur mycket kapacitet som finns den här månaden. Den kapaciteten läggs in i er resursplanering och fylls upp med de timmar som uppdragen är estimerade till. Ni känner ert företag och era kunder bäst men ett tips är att planera upp så att ni har 100% beläggning, eller mer, för att vara säkra på att ni har att göra. Det är sällan så att alla når upp till den 100% beläggningen som är planerad vilket gör att om någon sitter i knipa med för mycket att göra kan en annan kollega täcka upp.

Planera en månad framåt

Planera upp tiden månadsvis, hur ser det ut i september, oktober och november? Vet ni att ni har större projekt som sträcker sig över månader kan ni lägga en grov plan i resursplaneringen redan nu, vilken sedan justeras under tiden. Om ni har förvaltningsarbete utlovat till kund så har ni förmodligen utlovat ett antal timmar i månaden som ni ska levereras, de ska också finnas med i planeringen. Det är viktigt att tänka på att om en konsult varit med i många projekt tidigare har de ofta ett bagage från dessa kunder. Av erfarenhet vet vi att kunder från tidigare projekt brukar höra av sig med jämna mellanrum för att efterfråga justeringar eller nya uppdrag av sin tidigare konsult. Planera in tid för det.

Planera för intern tid?

Hur ska ni göra med intern tid? Bestäm om ni ska planera för och rapportera er interna tid. Det kommer varje månad upp mindre saker som inte kan debiteras någon kund eller knytas till något projekt. Om ni väljer att boka upp och rapportera intern tid kan den interna tiden skilja mycket från person till person. Här är det en balansgång, vi vill inte ha en allt för försiktig planering där vi tar höjd för alladelses för mycket intern tid vilket inte genererar några inkomster.

Meddela resurser

Det är alltid bra att meddela de som ska göra arbetet, vilket arbete de blivit tilldelade.

Uppföljning

För att följa upp och göra er planeringsprocess bättre och säkrare är det viktigt att de som tidrapporterar specificerar vad de lagt sin tid på. På så sätt kan ni följa uppdragen hur mycket av den estimerade tiden ni lagt på vilken kund och om ni ligger bra mot budget och det ni behöver sälja.

Hur mycket tid går åt till intern tid? Behöver vi göra någon förändring? Är det någon som lägger extra mycket tid på att genomför sina uppgifter så kanske det är något som bör diskuteras. Behöver kollegan gå en utbildning eller få mer stöd i sitt arbete?

Vill ni ha riktigt bra uppföljning kan ni koppla samman er tidsrapportering med Power BI för att skapa rapporter på hur ni ligger till månadsvis. Då kan ni följa arbetet i realtid. Det är både kul och informativt på samma gång.

Är ni ett företag som arbetar med konsultverksamhet? Läs mer om utmaningar med er resursplanering.

Resursplanering – fyra utmaningar direkt från verkligheten

Välj rätt leverantör och inte bara rätt affärssystem!

Välj rätt leverantör och inte bara rätt affärssystem!

Välj rätt leverantör

Många företag som letar efter ett nytt affärssystem fokuserar helt på vilka funktioner affärssystemet ska ha, det är sällan vi hör att någon uppmanar företag ”Välj rätt leverantör”. Kravlistan är lång och fokus ligger på funktionalitet för verksamheten men även kostnader för drift, implementering och kommande uppgraderingar. Det är såklart viktiga parametrar men vi vill påstå att det är minst lika viktigt att hitta en partner som är rätt för er. Att skifta fokus och blicka över på partnersidan. Vilken systemleverantör hade passat er? Leta efter en leverantör ni kan vara öppen och ärlig mot samt bygga en långsiktig relation till. Ja, välj rätt leverantör helt enkelt.

Det är nämligen näst intill omöjligt att hitta ett affärssystem med alla de funktioner ni tycker att ni behöver. Företagets olika roller kräver olika systemstöd och det gäller att hitta ett affärssystem som så nära som möjligt uppfyller de krav ni har. Det som systemet inte kan uppfylla har ni med rätt partner möjlighet att lösa ändå. Alltså, hur gör ni utifrån de förutsättningarna ni har?

Tre egenskaper att leta efter

  • Branscherfarenhet
    Rätt partner kan bidra med erfarenhet av att arbeta med andra företag i liknande eller samma bransch som ni är i. En bra sak är att leverantören kommer in med ett annat perspektiv och ny kunskap som kompletterar den kunskap ni har. Ni kan alltid er verksamhet bäst men rätt partner kan ge input från hur andra företag arbetar eftersom de varit runt och träffat olika företag. Plus att de har systemkännedom. De kan dela smarta idéer från tidigare implementationer och projekt som även kan vara värdefulla för er. Ibland är det så att det ni tänkt inte är den effektivaste lösningen, men har ni rätt partner, kan ni tillsammans med era idéer skapa den bästa lösningen för er verksamhet.
  • Systemkännedom
    Rätt partner har en bra systemkännedom och kan därigenom ge bra förslag på smartare arbetssätt. De ger också feedback på era förslag och är öppna med att diskutera om det är rätt sätt för er att gå om ni vill nå era mål. Om det inte är rätt väg, kan de ge förslag på andra alternativ. De vet helt enkelt hur ni kan arbeta smart i ert affärssystem. Många system har någon form av begränsning, med rätt partner arbetar ni er runt det men får samma resultat. Ni kan till och med få ett bättre resultat om ni vågar lyssna till er leverantör när de föreslår nya sätt för er att arbeta på.
  • Proaktivitet
    Rätt partner är nyfiken på er, er bransch och hur ni ska utvecklas. De arbetar proaktivt och har förslag på vad ni skulle kunna göra i nästa steg, rent systemmässigt, för att utvecklas. Det betyder också att rätt partner är lätt att hålla kontakten med och måna om att kommunicera med er regelbundet. Med rätt partner känner ni aldrig att ni drar er för att ringa och ställa frågor över saker ni undrar över.

Träffa leverantören

Välj rätt leverantör. Hur gör ni det? Hur hittar ni rätt partner? Ett sätt är att fråga kollegor i er bransch vad de använder för system och leverantör, fråga om de är nöjda med den partnern de valt. Kolla in någon av de referenser företagen visar på sin hemsida. Kontakta någon av referenserna och fråga hur de upplever samarbetet med leverantören. Boka därefter upp ett möte med leverantören för att träffa personerna bakom företaget och känn efter om det stämmer mellan er. Har ni och leverantören samma bild och förväntningar på hur ert samarbetet ska se ut? Om känslan är god och förväntningarna stämmer överens har ni säkert hittat rätt bland alla affärssystemspartners där ute.

Om ni ändå vill läsa om hur ni hittar rätt system, har vi ett gäng bloggimlägg som behandlar det ämnet.

Tre tankar kring att byta affärssystem

Byta affärssystem – Hur vet du när det är dags?