Drar du dig för att använda ditt företags affärssystem? Känner du en obehaglig känsla att du inte vill vara där? Visste du att det kan bero på gränssnittet i ert system? Ett affärssystem som saknar användarvänlighet blir svårt och krångligt att till och med göra de enklaste uppgifterna i.

Enligt en tidig studie som gjordes av Computer Sweden redan 2004 visas att användarvänligheten av ett affärssystem prioriteras högst av 210 mellanstora företag. För att reda ut varför användarvänligheten är så viktig för många företag vill jag börja med att reda ut vad som definieras som ”användarvänligt”.

användarvänligt affärssystem

 

Ett användarvänligt affärssystem

Användarvänlighet eller användbarhet definieras oftast med att göra något enklare, lättbegripligt, lättanvänt, ändamålsenligt och effektivt. Man betonar alltså själva användningen av något och inte vänligheten.

För att översätta det till affärssystem handlar det om att utveckla ett system som passar för den eller de som är avsedda att använda systemet. Det för att underlätta och effektivisera vardagen för användarna som arbetar i affärssystemet.

Positiva effekter av användarvänlighet

Att ha ett användarvänligt affärssystem är positivt för både leverantören och användaren av affärssystemet. För leverantören är de positiva effekterna med ett lättanvänt system att det blir mer konkurrenskraftigt på marknaden, minskade supportärenden då användbarhetsrelaterade faktorer ligger bakom flertalet av inkommande supportärenden. Användarvänlighet bidrar även till att förbättra användarens upplevelse av systemet för alla vill ju ha nöjda kunder som kan prata gott om leverantören och dess affärssystem.

För användaren är fördelarna av ett användarvänligt affärssystem att de kan arbeta mer effektivt istället för att lägga tid på att lista ut hur systemets fungerar. Ett lättförstått system går fortare för användaren att lära sig så att personen kan spendera mindre tid på utbildning. Användaren blir även mer tillfredsställd och positiv till systemet om det är enkelt att använda.

Win Win helt enkelt, men varför är då användarvänligheten så viktig för oss? För att reda ut det behöver vi gå lite närmare in på människans grundläggande psykologiska behov för att känna inre motivation.

Autonomi

Autonomi beskrivs enligt motivationsforskning som känslan av att jag äger och kan påverka min situation. Om mitt affärssystem saknar användarvänlighet och rollanpassningar blir mina arbetsuppgifter komplicerade och jag känner mig låst i systemet. Det blir mer en plågsam upplevelse att använda systemet då det är systemet som bestämmer vad användaren ska göra och inte jag själv.

Identifikation

Människans grundläggande behov för inre motivation består av att vi vill kunna identifiera oss och känna tillhörighet. För att vi ska kunna identifiera oss med ett affärssystem måste det ha en snygg och tilltalande design som vi vill känna tillhörighet till. Ett system som helt saknar det vill vi inte alls höra ihop med och bygger istället upp en mur av frustration som skiljer oss åt.

Kompetens

Känslan av kompetens är det tredje och sista grundläggande psykologiska behovet för att känna inre motivation. Människan strävar efter att känna sig smart och kompetent. Om ett affärssystem är förvirrande och stökigt får det mig som användare att känna mig förvirrad och långt ifrån smart och kompentent. Genom att ha ett rollcenter som är designat efter användarens behov blir det enklare att fokusera, arbetet blir enklare och jag känner mig nästan som en superhjälte.

Varför är då inte alla affärssystem användarvänliga om det finns så många positiva fördelar? Jo helt enkelt för att det är svårt och att det kostar mycket pengar att utveckla! Så när du väljer ett affärssystem var noga med vilket gränssnitt systemet har så att medarbetarna kan känna sig motiverade att använda det.

Se hur gränssnittet i Dynamics NAV kan förenkla dina dagliga arbetsuppgifter HÄR!

knapp pruduktöversikt Dynamics NAV  knapp E-Book, blomstra