Laptop and suitcase

Ta tillvara på resan det innebär att byta affärssystem

Det finns många anledningar till att byta affärssystem. Systemet kan rent tekniskt ha blivit föråldrat. Det resulterar i att vissa uppgifter istället blir halvmanuella eller till och med helt manuella. En annan vanlig orsak är att verksamheten har förändrats men inte affärssystemet. Andra företag växer ur sitt affärssystem. På ett eller annat sätt kommer man helt enkelt fram till att smärtgränsen är passerad och det är läge att upphandla om ett nytt affärssystem.

Att byta affärssystem kostar mycket pengar och tar mycket tid. Därför vill man självklart ha ut så mycket som möjligt av det nya systemet. Vad många glömmer bort är att ta vara på den resa som det innebär att införa eller byta affärssystem utan fokuserar bara på att få det överstökat så fort och smärtfritt som möjligt.

Utveckla organisationens arbetsprocesser

Ett nytt affärssystem kan bidra med så mycket mer än bara nya funktioner. En nystart är ett bra sätt att rensa gamla register och ett ypperligt tillfälle att ta en ordentlig genomgång av företagets arbetsprocesser. Att identifiera och kartlägga arbetsprocesserna är ett av de största och viktigaste arbetet. Genom att ha en tydlig bild över hur företaget arbetar idag är det enklare att se hur det går att göra förbättringar för att effektivisera arbetet. Arbetsprocesserna kan även behöva anpassas för att bättre matcha det nya affärssystemets processer för att få ut maximal kapacitet och effektivitet av investeringen.

Genom att noga gå igenom arbetsprocesserna på företaget är det även enklare att ta fram en bra kravspecifikation. En bra kravspecifikation beskriver verksamhetens arbetsprocesser, både hur de ser ut idag och vad som kan göras bättre.

Se även: Ro projektet i land med en bra kravspecifikation

Ha en projektplan och rätt projektledare

För att ett byte av affärssystem inte ska urarta och bieffekter som förseningar och kostnadsökningar uppstå krävs det dessutom en tydlig projektplan med ”rätt” projektledare. ”Rätt” projektledare kan definieras som en person som kan ta tillvara på alla olika tankar och idéer som framkommer men fortfarande hålla sig till en strukturerad plan för att inte projektet ska urarta. Ett affärssystemsprojekt för samman avdelningar, personer och kompetenser som tillsammans kommer med idéer om hur projektet ska gå till. Genom att ha en projektledare som kan ta tillvara på alla olika idéer kan det bidra till ett stort värde för organisationen och dess utveckling.

Se även: Därför behövs projektledning vid ett affärssystemsprojekt 

Se över It-avdelningen

Med ett nytt affärssystem kommer det även ny teknik och nya möjligheter. Allt fler väljer att ha sitt affärssystem i molnet för att slippa underhålla egna servrar eller tänka på hård och mjukvara. Din molnleverantör tar hand om allt från serverunderhåll, backuper och säkerhetsuppdateringar. Med en molnlösning kommer du dessutom igång betydligt snabbare då ingen server eller hårdvara behöver installeras. Det blir ofta mer kostnadseffektivt med en molnlösning och med förutsägbara löpande driftkostnader ger det en trygghet för många företag.

Se även: Fördelarna med ett affärssystem i molnet 

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *