Standardlösning eller behöver ni kundanpassa?

Standardlösning eller anpassad lösning. Ja, vi fortsätter prata om att byta affärssystem. Vi vet att det är svårt att hitta rätt och att det är en stor investering oavsett storlek på företaget. Om vi tittar på investeringen i proportion till företagets storlek så kommer det att spela roll, därför är det viktigt att valet känns bra. Det finns en uppsjö av olika system ute på marknaden. Ni hittar allt från små ekonomiprogram till de största affärslösningarna. System som tar en till 1000-tals användare. Det finns affärssystem som är standardiserade och de som har möjlighet att anpassas helt utifrån kundens egna önskemål. Det finns system som fungerar för olika branscher och de som inte tar hänsyn till någon branschanpassning. Ja, som ni förstår, det kan vara svårt att hitta rätt.

Analys av era behov

  • Antalet användare
    Här får ni fram en uppskattning av storleken på systemet ni behöver. Ett system som vänder sig till 1-10, 10-100 eller 100-1000 användare osv. Här utesluts ett par av systemen på marknaden.
  • Slutmål
    Gör en övergripande målbeskrivning av vad systemet ska hjälpa er med. Vad vill ni att den här investeringen ska mynna ut i.
  • Viktig funktionalitet
    Vilka är nyckelprocesserna i er verksamhet? Vilken funktionalitet kan ni inte vara utan? Här är det en bra idé att göra en kravlista. Lista den funktionalitet som är viktig för er och som bör finnas med. Gärna i prioriteringsordning.
  • Budget
    Hur mycket får det kosta? En ungefärlig budget hjälper er att sortera bland de olika alternativen.

Standard eller kundanpassad lösning?

Okej, om vi väljer mellan ett system som kan anpassas eller ett som är standardiserat finns det ett par saker att tänka på. Båda valen innehåller för- och nackdelar. Om vi börjar att titta på en standardlösning ser vi följande fördelar.

  • Snabb implementering
    Eftersom allt är standard kommer implementationsprocessen gå snabbare och vara enklare.
  • Mer kostnadseffektivt
    Om vi jämför en standardlösning med en anpassad lösning så går det att argumentera för att standardlösningen är mer kostnadseffektiv. Oftast erbjuds standardlösningen till ett paketpris och eftersom inga anpassningar krävs blir det ingen ytterligare kostnad för utveckling- och konsulttimmar.
  • Kom igång fort
    Den här punkten hör ihop med den översta om snabb implementering. I och med den snabba implementeringen så kommer ni igång fortare med ert nya system. Istället för månader, som det kan ta med en kundanpassad lösning, går det att vara igång inom ett par veckor med en standardlösning.
  • Enklare uppgradering
    Eftersom det saknas anpassningar i de här lösningarna så sker uppgraderingarna mer smärtfritt. Om standardlösningen ligger i molnet så kan leverantören ofta uppgradera alla lösningar på en och samma gång.

En viktig poäng är att standardlösningar inte utformas efter företagets processer, inte på samma sätt som det går att göra med en anpassad lösning. Här blir det snarare ett arbete i att omorganisera företagets egna arbetsprocesser efter systemets uppbyggnad. Det behöver inte vara dåligt men det krävs ett arbete av organisationen. Oftast leder utfallet till effektivisering som, i de flesta fall, även var målet från början. Många gånger arbetar företag på i sina vanliga rutiner utan att ifrågasätta sitt dagliga arbetssätt.

Nackdelar kan också vara det som nämns ovan. Lösningen kan inte anpassas. Företaget behöver förändra sitt arbetssätt vilket ofta är arbetsamt för en organisation. En del företag känner att de inte kan vara lika kreativa och de blir hämmade av systemet. Andra blir upprörda eftersom de tror att de inte behöver lägga någon tid alls på implementering, det stämmer inte. Organisationen måste lägga tid på implementationen men processen är mycket kortare.

Anpassad lösning

Ska vi diskutera anpassade lösningar? Kort sagt är förutsättningarna det omvända. Här går det att bygga systemet efter arbetsprocesser såsom de ser ut idag. Självklart kan justeringar vara aktuella och utrymmet är stort för att skapa den affärslösning ni vill ha. Nackdelar med ett standardsystem blir fördelar med ett anpassat system. Och vice versa.

Fördelar:

  • Anpassas efter ert företag
    Som sagt, den självklara fördelen, anpassa systemet efter er verksamhet. Systemet byggs för era unika arbetsprocesser och flöden.
  • Utrymme för kreativitet
    Tillsammans med konsulter och utvecklare hittar ni tillsammans det bästa sättet för er att arbeta. Här finns utrymme för diskussion och ifrågasättande av era nutida och framtida arbetsprocesser.

Nackdelar med anpassade lösningar blir kostnadsfrågan. Det kostar mer med anpassade lösningar, både vid en implementation men även när den ska uppgraderas. Värt att lyfta fram vid anpassade lösningar är att företag ska vara vaksamma på att inte hamna i ”kundanpassningsfällan”. Alltså, att lösningen anpassas mer än vad som egentligen behövs.

Idag har många system en bred funktionalitet i sitt standardutförande vilket gör att många kommer långt om de är villiga att förändra sitt arbetssätt. Ett anpassat system består i grund och botten av ett affärssystem med grundfunktionalitet. Så förutsättningarna i ert system, komplexiteten, kommer avgöra om ni behöver investera i kundanpassningar eller inte. Affärssystemen idag är mer komplexa än vad de var för ett par år sedan, det innebär att mycket funktionalitet idag ryms inom en standardlösning.

Generellt kan företag med mycket avancerade processer vara i behov att justera en affärslösning för att upprätthålla sin konkurrenskraft på marknaden. För mindre företag med enklare dagliga processer kan behovet fyllas med en standard lösning. Det viktiga är att ni gör er egen hemläxa. Vilka är ni och vad är ni ute efter? Ta sedan kontakt med en duktig partner som kan ge bra feedback och klargöra de delar som fortfarande är kunskapsluckor för er.

Läs också:

Byta affärssystem – Hur vet du när det är dags?

Ta tillvara på resan det innebär att byta affärssystem