kravspecifikation

Ro projektet i land med en bra kravspecifikation

Genom att investera i ett nytt affärssystem finns det möjligheter att utveckla verksamheten. För att kunna göra det krävs det mycket jobb och stort fokus både före och under upphandlingen av affärssystemet. Det är av stor vikt att identifiera vad för typ av affärssystem som behövs. Det för att kunna ro projektet i land, hålla tids- och budgetplaneringen men framför allt, bli nöjda med det nya systemet. Detta görs enklast genom att utforma en kravspecifikation.

En kravspecifikation är till för att kort och gott, ”ta reda på vad kunden vill ha”. Genom en kravspecifikation kan man fastställa de krav som ställs på affärssystemet utifrån verksamhetens behov och önskemål. Det kan tyckas låta enkelt men många företag klarar inte av att samla ihop så mycket information som behövs för att lyckas med sitt projekt. Verksamheterna är oftast stora och det finns många olika viljor.

Det är lätt till att kravspecifikationen istället blir oändligt lång Excel-mall med olika funktionskrav som mer fungerar som en checklista.

En funktionell kravspecifikation

Istället för att rada upp olika funktioner som ska ingå i affärssystemet är det bättre att tänka ut vad som är syftet med en viss funktion, varför den ska användas och vilket resultat man önskar med funktionen.

ERPblogg beskriver detta väldigt bra i deras inlägg ”Att slå i en spik med en gräsklippare”:

”Man kan i en funktionell kravspecifikation beskriva sitt krav som att det ska vara möjligt att slå i en spik med verktyget. Baserat på enbart detta krav går det att hävda att man med en gräsklippare kan slå i en spik. Det är kanske inte optimalt men det fungerar. Och dessutom får ju kunden en bonus genom att dessutom kunna klippa gräset med verktyget. Vad leverantören istället behöver veta är varför ska kunden slå i en spik? Hur ofta? Vilken typ av spik? Hur ser underlaget ut? Är det verkligen spik kunden behöver slå i, eller är det kanske skruv och mutter som behövs?”

Så istället för att lista funktionskrav, ta fram VARFÖR behöver verksamheten funktionen? kan det lösas på ett annat sätt? Det är alltså viktigare att lista vad verksamheten vill uppnå.

En bra kravspecifikation

Kraven förändras ofta under projektets gång då verksamheten har fått en djupare kunskap i affärssystemet och inser vad de verkligen behöver. Leverantören av affärssystemet har fått en klarare bild av vad verksamheten behöver och de båda parterna kan mötas på mitten. En bra kravspecifikation gör den här klyftan betydligt mindre och det blir enklare att leverera projektet i tid och att hålla budgeten.

En bra kravspecifikation beskriver verksamhetens arbetsprocesser, både hur de ser ut idag och vad som kan göras bättre. Sedan är det viktigt att prioritera vilka funktioner som är viktiga för just min verksamhet. För att göra det kan rangordning vara ett bra alternativ där funktioner märks upp med siffrorna 1-4. 1 = obligatorisk, 2 = kan arbetas runt, 3 = trevligt att ha, 4 = framtida önskemål. Då utveckling av affärssystem kostar mycket pengar är det omöjligt att kunna få allt på en gång. Man bör även ha i åtanke hur verksamhetens utveckling ser ut och vad som planeras de kommande åren. Det för att slippa byta affärssystem igen inom kort utan istället investera i ett affärssystem som man kan växa och utvecklas i.

Då det är svårt att själv göra en så pass detaljerad kravspecifikation som det faktiskt krävs för att ro projektet i land kan det vara bra att ta hjälp av en konsult som kan lyfta fram verksamhetens potential, vad som kan utvecklas och utifrån det fastställa vilket affärssystem som behövs.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *