Digital Transformering – Fem utmaningar vi står inför

Digital Transformering – Fem utmaningar vi står inför

En Digital Transformering

Digital Transformering är ett aktuellt ämne inom många olika verksamheter och branscher. Att digitalisera sin verksamhet. Digital transformering är ingen enkel utmaning, det innefattar förändringar som sträcker sig över en hel organisation. Det innebär ett nytt sätt att agera, kommunicera och tänka inom organisationen. Det är inte heller något som blir klart, utan den digitala utvecklingen pågår konstant och behöver hanteras därefter.

Det är inte endast det faktum att utvecklingen sker konstant som vi bör ha i åtanke, utan även att det pågår i en allt snabbare takt. Och företag behöver hänga med. Det finns stora väletablerade varumärken som genom historien försvunnit från marknaden när de underskattat allvaret i att tidigt agera på marknader i förändring. Det här sätter företag i en knepig sits. De måste hitta förändringen innan förändringen hittar företaget.

De fem största utmaningarna

Enligt den här artikeln där just digital transformering diskuteras, så finns det ett par utmaningar som är svårare än andra att ta sig an när det kommer till att utvecklas digitalt. Alla företag som vill genomgå en digital omvandling kommer möta stora utmaningar vid olika tidpunkter. Enligt rapporten 2016 State of Digital Transformation Report, där 500 chefer och strateger inom digital transformering deltog, såg de följande topp fem utmaningar när de börjat sin digitala omvandling.

1) Att förstå kundernas beteende
2) För lite data för att ge tillräckligt med underlag till att motivera
en investering i digital omvandling
3) Riskhanteringen och juridiska svårigheter
4) Avsaknad av resurser
5) Att förändra företagskulturen till att vara snabbrörlig och anpassningsbar

Är det värt det?

Att skapa förändringar är svårt men de goda nyheterna är, om vi får tro artikeln, att det verkar vara värt det. Det har kunnat visa att de som tagit steget och börjat anpassa verksamheten till en mer digital miljö upplever att det genererat större marknadsandelar, ett ökat engagemang från sina kunder i olika digitala kanaler, högre arbetsmoral hos de anställda och i slutänden större intäkter. Den digitala transformeringen har hjälpt företag att bli mer effektiva i sitt beslutsfattande och i de operativa handlingarna. Men det är en utmaning. Fast å andra sidan kanske det är dags att hoppa på tåget och ta sig an utmaningen innan tåget lämnar perrongen.

Läs hela artikeln här

Internationella molnlösningar visar vägen

Vi ser en tydlig utveckling. Fler svenska företag väljer molnlösningar och det är inte svårt att förstå det ökade intresset. Flexibiliteten en molnbaserad affärslösning ger, är tuff för äldre lokalt installerade affärssystem att konkurrera med. Svenska företag är ute efter snabbrörliga lösningar och vill inte fastna i något som är svårt att anpassa eller uppgradera. Lösningen ska fungera utefter kundens behov, inte tvärtom. En ökad takt i digitaliseringen gör att du som företag inte behöver använda ett omodernt system som är omständligt att arbeta i eller svårt att uppdatera. Alltså, vi kan se ett förändrat beteende hos våra kunder på affärssystemsmarknaden och leverantörerna måste hänga med.

På IDG.se skrevs en intressant artikel där de menade att leverantörer som inte kan erbjuda fullskaliga molnlösningar 2016, kommer få det tufft i framtiden. Det blir också viktigt att som leverantör kunna anpassa sig till kundens beteende av ”pick and choose”. Kunderna vill kunna använda sig av system från olika leverantörer och integrera de med varandra. De vill ha fristående system, kunna köra ett kundvårdsystem (CRM-system) eller ett HR-system tillsammans med sitt affärssystem vilket ställer högre krav på flexibla affärslösningar. I artikeln tar de upp det faktum att många företag sitter med lokala installationer men utvecklingen är tydlig. Av de företag som bytt affärssystem de senaste åren, är en stor andel nu företag med molnlösningar. Det är i synnerhet företag med upp till 100 anställda som gått över till molnet men IDG.se skrev också en artikel som visade att även storföretagen nu flyttar sina system och kör molnbaserat

Det är här det kan bli uppförsbacke för svenska leverantörer av svenska affärssystem, kommer de hänga med i den snabba utvecklingen på marknaden? Internationella aktörer sätter press på den svenska marknaden och är i en del fall längre fram i den tekniska utvecklingen. Efterfrågan på affärssystem som står upp mot internationell standard spås öka vilket också kan gynna internationella företag. Stora företag som Microsoft står stadigt. Microsoft som anpassat sina system till molnlösningar sedan lång tid tillbaka är redan i nästa spännande fas med att exempelvis erbjuda sina kunder Project Madeira. Här ser vi en paketlösning för små företag med fem till tio anställda som kan använda Dynamics NAV och Office 365 tillsammans. Användandet är sömlöst och ni navigerar er mellan dessa via appar i mobilen. Så, utvecklingen går framåt, helt klart. Vi ser med spänning fram emot att få möta den.

Länk till hela artikeln hittar ni här på idg.se

Bild är också hämtad från artikeln på idg.se

Säkerhet i molnet!

Att arbeta webbaserat kan innebära frågor kring säkerheten för de som använder sig av en molnlösning. Det kan röra sig om funderingar kring vem som kan ta del av informationen, informationshanteringen i sig, eller om tjänsten verkligen är säker. Microsofts molnplattform Azure ger större säkerhet än vad de flesta företag faktiskt skulle kunna skapa själva. Det här är ett avsnitt som behandlats innan på vår hemsida men kan vara värt att nämna igen.

Microsofts säkerhetschef Daniel Akenine håller med om att det är viktiga frågor. Den här sortens frågor har kunder oftast mött tidigare, och hanterat, men inte på en molnplattform. De svar som framhålls av Microsoft är att de uppfyller övergripande kraven kring säkerhet och kvalitet. Microsoft följer de olika ISO-standarderna och ramverk, vilka styr hur företag skall hantera och skydda information utifrån en juridisk aspekt. Microsoft arbetar hela tiden aktivt med sin säkerhet, allt ifrån att säkra upp användarnas inloggning, behålla en säker kommunikation, till att uppfylla de legala krav som ställs för informationshantering.

Vi skulle vilja avsluta med att understryka alla fördelar det innebär att ha ett affärssystem i molnet! Ni vet väl att från Azure kan du nå informationen där du är, när du vill och på vilket vis du vill? Azure integrerar tjänsterna och effektiviserar ert arbete för att ni ska kunna ägna er åt produktivitet i er verksamhet.

 

Läs en mer detaljerad beskrivning av de krav som Microsofts molntjänst uppfyller här

Bra att tänka på när du ska upp i molnet

Att det finns många fördelar med en molnlösning har nog ingen missat. Att lagra data i molnet blir allt mer populärt och fler och fler börjar överväga att ta steget upp i molnet. För dig som står inför valet att gå över till en molnlösning finns det några viktiga saker att tänka på:

Vilken molnlösning passar för mig och mitt företag?

De flesta molnlösningarna på marknaden passar alla typer av verksamheter, både dig som endast behöver en enklare e-posttjänst och dig som vill lägga upp hela företagets miljö i molnet.

Är det lönsamt?

Eftersom du inte behöver investera i hård och mjukvara som servrar, operativsystem och applikationer eller lägga tid på backuper då det sköts av leverantören blir det oftast billigare att använda en molnlösning än att ha en egen It-avdelning.

För att molnlösningen ska vara så lönsam som möjligt bör du kunna svara ja på någon eller några av följande exempel:

  • Jag har ingen egen it- avdelning eller anställd it- person som sköter it-miljön
  • Jag kommunicerar med mina kunder via e-post
  • Jag har behov av att kunna se och dela kalender med mina medarbetare
  • Min personal behöver ha tillgång till dokument oavsett var de befinner sig
  • Min verksamhet förändas över tid och it- lösningarna måste kunna följa med
  • Jag vill ha förutsägbara månadskostnader
  • Jag vill erbjuda en modern arbetsplats som skapar flexibilitet och effektivitet för mina medarbetare
  • Jag vill säkerställa att all data tillhör mitt företag och att jag har backup på den

Hur väljer jag rätt molntjänst och partner?

Antalet molntjänster som erbjuds på marknaden växer lavinartat. Att läsa på om olika molntjänster och de olika alternativen som finns är det bästa att börja med. Desto mer kunskap som du har ju enklare blir det när det är dags att välja en molnleverantör. Skapa dig en bild av vad som erbjuds och vilka alternativ som kan tänkas passa ditt företag bäst.

Tänk på att välja en molnleverantör som följer de krav på säkerhet och integritet som krävs för din bransch. Leverantören du väljer kommer att vara din framtida partner så se till att denna förstår och vill hjälpa till att utveckla din verksamhet.

För att få fram vilken molnlösning som passar ditt företag kan det vara bra att tillsammans med den tänkta leverantören gå igenom följande punkter:

  • Gör en förstudie tillsammans med leverantören.
  • Se till att förstudien dokumenteras och blir en del av ditt beslutsunderlag.
  • Avsätt tid och resurser internt för att förankra val av lösning och säkerställ att all information som är viktig framkommer.
  • Tänk igenom hur du vill att implementeringen ska genomföras, glöm inte utbildningen.
  • Tänk igenom hur du vill att förändringar och service ska hanteras.
  • Sätt en deadline på när gamla system stängs av. På så vis måste dina medarbetare lära sig de nya arbetsrutiner som den nya molntjänsten medför samtidigt som du inte riskerar att verksamhetens data lagras på olika ställen.

Vilken säkerhet behöver mitt företag?

Säkerheten är nog en av de viktigaste aspekterna att ta hänsyn till när du väljer en molnlösning. Det som skiljer en bra leverantör från en mindre bra är just säkerheten och att du som kund ska ha rätt till att äga all ditt företags data. Stora molntjänstleverantörer lägger ofta stora resurser på säkerhet. Mycket mer än vad små och medelstora företag någonsin skulle ha råd med att spendera själva.

Frågor som du bör ställa dig när det handlar om säkerheten är:

  • Vilken säkerhet finns i den lösning du väljer?
  • Har du kontroll och äger du all ditt data?
  • Finns det backup på mina filer/min data om något händer?
  • Kan jag enkelt ta bort access till data om en anställd slutar?

Vilka processer vill du effektivisera?

Genom att implementera en molntjänst i ditt företag har ni möjligheter att utveckla, förändra och effektivisera processer inom företaget. Då all data lagras på en lokal plats kan du arbeta var du vill, när du vill från alla enheter som har en internetuppkoppling vilket ger möjligheter till helt nya arbetssätt. Rätt typ av molntjänst kan därför ersätta befintliga lösningar och processer och samtidigt skapa möjligheter att ta bort kostsamma och svaga processer.

Exempel på det kan vara:

  • Använda en digital anslagstavla för intern information istället för e-post
  • Ha kundmöten och presentationer online istället för fysiska möten
  • Skapa förutsättning för dina medarbetare att vara lika effektiva oavsett var de fysiskt befinner sig. Oavsett var de befinner sig har de tillgång till den data som de behöver

Hur engagerar jag mina anställda?

Felet många gör när en molnlösning implementeras är att inte ha med sina anställda på den nya tekniken. Många har svårt för förändringar och det blir lätt att vissa fortsätta med gamla vanor. Därför är det viktigt att se till att de anställda får rätt utbildning och information för att förstå hur den nya tekniken kan effektivisera deras arbetsuppgifter. Se till att det finns hjälp, stöd och guidning om till dem som behöver.

Outsourcad IT ger lönsammare företag

En studie från svenska analyshuset Radar Ecosystem Specialists visar ett tydligt samband mellan hur stor del av IT-kostnaderna som går till förändring och innovation och organisationers förmåga att prestera högre lönsamhet än genomsnittet i branschen. IDG gjorde en sammanställning av studien som presenteras i artikeln ”Nu är det bevisat: outsourcad it ger lönsammare företag”.

Studien visar att de organisationer som har en outsourcad IT, antingen helt eller delvis, är bättre på att bidra till företagens innovation och skapar lönsammare företag. För att skapa en effektiv och produktiv IT-leverans bör delvis eller all IT outsourcas och läggas i molnet. Genom att lägga mycket i molnet kan företaget helt fokusera på sin egen verksamhet.

Varför ska vi outsourca vår IT?

Marknaden blir mer global, konkurrensen blir hårdare och endast de bästa överlever. Därför gäller det att fokusera på det som ni är allra bäst på. Om er organisation inte är ett renodlat IT-företag är just IT något som inte brukar vara företagens starka sida. Därför kan outsourcing av IT göra att ni som företag helt kan fokusera på er verksamhet istället.

Fördelarna med att outsourca IT-avdelningen på ert företag är att det är kostnadseffektivt, det ger en hög kvalitet och en kompetens som många inte kan få på något annat sätt. En annan väldigt stor fördel som märks mer ju längre tid ert företag har haft sin IT-avdelning outsourcad är att ni kan fokusera på er kärnverksamheten till 100 procent. Det för att kunna överleva på en hårt konkurrerande marknad.

Se även: Fördelarna med ett affärssystem i molnet

Tipsa en vän

Kravspecifikation för molntjänster

För att framgångsrikt upphandla molntjänster är förarbetet A och O. Genom att skapa en kravspecifikation för molntjänster får ni en tydlig bild av era behov och kan där efter välja rätt molnleverantör. När du väljer en molnleverantör lägger du ditt företags information i händerna hos någon utomstående. Välj därför med omsorg vilken leverantör som ska få ansvaret och se till att inte betala för mycket med hjälp av att ha en tydlig bild över era krav och behov.

Ett vanligt misstag är att man hoppar över förberedelserna och går direkt till upphandling med en massa krav utan grund. Då finns risken att man köper en tjänst som inte stämmer överens med hur arbetsprocessen i verksamheten ser ut.

Vad är en kravspecifikation?

Tänk att du ska ta dig från A till B. Resultatet är beroende på hur din kravställning är utformad. Om vi säger att du har alternativen:

1. Köper en bil

2. Leasar en bil

3. Tar en taxi

Vilket alternativ du än väljer gör att du kommer från punkt A till punkt B men innebär olika kostnader och tillvägagångssätt. En kravspecifikation kan beskrivas på samma sätt. Du ska upp i molnet men det finns olika sätt att göra det på. Genom kravspecifikationen tar du fram era behov för att kunna välja bland alla molnleverantörer som finns på marknaden.

Hur utformar du en kravspecifikation?

1. Börja med att utgå från ditt företags behov genom att göra en förstudie om ert nuläge. Hur ni köper, driftar och utvecklar den tekniska miljön i nuläget och hur upplever ni att det fungerar?

2. Börja fundera på vad ni skulle kunna flytta till molnet baserat på de behov, krav och förutsättningar som krävs för en flytt och hur de kan tillgodoses i molnet.

3. Hur ser företagets övriga strategi ut? Var har ni för framtidsplaner och var vill ni befinna er om 5-10 år?

4. Analysera företagets affärsmodell. Vilka villkor och krav ställs det på verksamhetens teknik?

Insamlingen görs genom olika intervjuer och workshops där både nuläges- och framtida behov dokumenteras. För att få en så bra kravspecifikation som möjligt bör man även utföra en analys av företagets affärsmodell dess avtal och villkor för att få en tydlig förståelse för de tekniska kraven som finns i verksamheten.

När kravspecifikationen är genomförd kommer den att resultera i en säkerhetslösning som motsvarar ditt företags krav på säkerheten i molnet. Det för att inte behöva betala för extra skydd av dina applikationer som helt enkelt inte behövs. Förutom att det blir dyrt är det även helt onödigt. Det är svårt för molnleverantören att veta vilken säkerhet som dina applikationer behöver, det vet bara du. Gör ett bra förarbete och få ut det mesta av fördelarna med att lagra data i molnet.

Se även: Fördelarna med ett affärssystem i molnet

 

Tipsa en vän