Tre nyheter i NAV 2018 – är ni nyfikna?

Tre nyheter i NAV 2018 – är ni nyfikna?

Den nya versionen av NAV 2018 innehåller till stor del förbättringar av den funktionalitet som redan finns i systemet. Det är bra, systemen behöver alltid förbättras. Men precis som till varje release så kommer det ett par nya funktioner. Läs igenom inlägget nedan för att få insyn i ett par av nyheterna 2018.

Skapa en inköpsorder utifrån en försäljningsorder

I NAV 2018 går det att skapa en inköpsorder från en försäljningsorder. Ni känner säkert igen funktionaliteten. Liknande kom i NAV 2017 när det gick att skapa en inköpsorder utifrån en inköpsfaktura. Nu har funktionaliteten alltså utvecklats och kan även användas för att skapa en inköpsorder från en försäljningsfaktura.

När ni använder funktionen så tittar NAV på vad som ligger på försäljningsordern samt antal tillgängligt i lager. Det förslag som sedan föreslås är endast på att köpa in de artiklar som det inte finns tillräckligt i lager för att tillgodose behovet från försäljningsordern. Förslag kommer också visas för vilken leverantör inköpet ska göras ifrån.

Bokför mot personal!

Nu finns det stöd för att bokföra mot kontotypen Personal. Alltså, nu kan ni skapa personaltransaktioner (1).

Under fliken betalningar (2) väljs en bokföringsmall för personal in (3). Ni kan sätta upp och bokföra mot ett redovisningskonto.

Personal kan användas som Bokföringstyp i journaler för att skapa personaltransaktioner som sen kan användas för uppföljning m.m. (Jämför med kontotypen Bankkonto där vi skapar bankkontotransaktioner).

Användaruppgifter

En ny funktion i NAV 2018 är att det går att skapa användaruppgifter för att påminna sig själv om olika uppgifter som ska bli gjorda. Här finns möjlighet att tilldela en annan medarbetare en uppgift, på samma sätt som en annan person inom organisationen kan tilldela en uppgift till dig. Exempel på uppgifter är; ”Kör lagervärdering”, ”Skapa momsrapport” eller ”Uppdatera valutakurser”.

Under fliken Uppgiftsobjekt (1) går det att länka till en sida eller en rapport som uppgiften gäller. Observera att när det gäller att länka till en sida så gäller det endast sidor med listor.
Uppgiften kan göras återkommande (2) genom att man lägger in intervall för hur ofta den ska utföras samt hur många gånger den ska återkomma.
Uppgifterna som har tilldelats en användare visas i en stack i rollcentret.

I listan med uppgifter visas alla uppgifter som har tilldelats användaren.
Om det finns Uppgiftsobjekt upplagda på uppgiften kan man gå direkt dit där uppgiften ska utföras (1).
Från listan går det även att markera en uppgift som klar (2).

Vill ni veta mer om nyheterna i NAV 2018?

Passa på och anmäl er till vår webbdemo i eftermiddag. Sista chansen nu!

Webbutbildningar

Periodisera i Dynamics NAV 2017 – Så här gör du!

Periodisera i Dynamics NAV 2017 – Så här gör du!

Periodisera i Dynamics NAV 2017. Att periodisera en kostnad eller en intäkt, över en eller flera perioder, ger ett mer rättvisande flöde när ni tittar i er resultaträkning. Vanligtvis är det den person som har hand om det dagliga ekonomiska arbetet som också kommer i kontakt med era periodiseringar. För er som arbetar med periodiseringar kommer här ett inlägg med hur ni kan periodisera i NAV. Nedan följer en beskrivning på hur det går till i Windowsklienten.

Steg 1 – Skapa er periodiseringsmall

  1. För att komma igång behöver du lägga upp en periodiseringsmall som du sedan använder på dina olika dokument. Du hittar periodiseringsmallar under sökvägen: Avdelningar – Ekonomihantering – Inställningar – Bokföringsmallar – Periodiseringsmallar
Periodisera i Dynamics NAV 2017

Periodisera i Dynamics NAV 2017

2. När du är på en periodiseringsmall, tryck Ny. Ett tomt kort visas. Fyll i fälten på korten.

Periodisera i Dynamics NAV 2017 - Periodiseringsmall

Periodisera i Dynamics NAV 2017

Fältens betydelse:

Periodiseringskod Det kod som du sätter på dokumentet eller i journalen.

 

Beskrivning Beskrivning av mallen.
Periodiseringskonto Visar det kontot i balansräkningen som intäkten eller kostnaden ska periodiseras emot
Periodisering i % Hur mycket av beloppet som ska periodiseras.
Beräkningsmetod Här väljs hur beloppet ska periodiseras.
Startdatum Anger när du vill att periodiseringen ska börja. Finns 4 olika alternativ.
Antal perioder Det är detta fält som styr hur många perioder som beloppet kommer att periodiseras på.
Periodbesk Den beskrivning som anges här kommer att synas som beskrivning i bokföringen.

När du fyllt i fälten på kortet så är mallen klar.

Steg 2 – Hur använder du mallen?

När mallen är skapad så kan den börja användas på försäljningsdokument, inköpsdokument och journaler. Vi kommer titta på en försäljningsorder som exempel. På en försäljningsorderrad väljer du vilken mall du ska använda genom att klicka på de tre punkterna vid kolumnen Periodiseringskod. Nedan ser du hur du hämtar upp mallen för att periodisera i Dynamics NAV 2017.

Periodisera i Dynamics NAV 2017 - periodisera på försäljningsorder

Periodisera i Dynamics NAV 2017 – Periodisera på försäljningsorder

Periodisera i Dynamics NAV 2017 - periodisera 3 månader

Periodisera i Dynamics NAV 2017 – Periodisera på tre månader

När periodiseringskod är vald kan den redigeras genom att trycka på rutan med de tre små prickarna till höger om fältet.

Periodisera i Dynamics NAV 2017 - periodiseringskod

Periodisera i Dynamics NAV 2017 – Periodiseringskod

Det kommer då upp en ruta som visar hur denna rad kommer att periodiseras. Här kan ändringar göras som då kommer att gälla för den aktuella försäljningsorderraden.

Periodisera i Dynamics NAV 2017 - periodiseringsschema

Periodisera i Dynamics NAV 2017 – Periodiseringsschema

Om ni gör några ändringar går det att se direkt genom att trycka på knappen Beräkna plan. I bilden här under har vi ändrat betalningsmetod från linjär till dagar per period. Alla fälten går att redigera vid behov.

Periodisera i Dynamics NAV 2017 - beräkna plan

Periodisera i Dynamics NAV 2017 – Beräkna plan

När rätt periodiseringsmall och inställningar är gjorda kan ni bokföra ordern.

Vad har du för nytta av att periodisera i Dynamics NAV 2017?

Periodiseringsfunktionen används för att fördela ut kostnader och intäkter på en eller flera perioder för att få ett mer rättvisande resultat i resultaträkningen. När du t.ex. får en hyresfaktura som betalas per kvartal kan du med denna funktion fördela den på tre perioder för att kostnaden ska belasta resultatet varje månad istället för var tredje.

Lär du dig bättre genom att se flödet på film? Kika närmare på vår film nedan, filmen visar hur du gör för att periodisera i Dynamics NAV 2017 via Webbklienten.

Vill du lära dig mer om Dynamics NAV – Anmäl er till vår webbutbildning i Kostnadsredovisning

 

 

 

Byta affärssystem – Hur vet du när det är dags?

Byta affärssystem – Hur vet du när det är dags?

Går ni i tankar om att byta affärssystem? Hur vet ni när det är dags? Det pratas mycket om digitalisering i olika branscher men gäller det för er? Ofta märks det tydligt i verksamheten när affärssystemet inte längre hanterar ert dagliga arbete men om ni skulle vara tveksamma finns det exempel som visar när det är dags att byta. Vi har skrivit om det här tidigare men det är värt att ta upp igen. Här är fem punkter som visar när ni vuxit ur ert nuvarande system.

Företaget växer snabbare än systemet hanterar

Företaget växer, ni har introducerat nya produkter, utvidgat er tillverknings- eller distributionskedja. Ni har gjort förändringar i verksamheten som resulterar i nya behov som skiljer sig från de ni haft tidigare. Det ställs högre krav på planering, lageröverföring eller annat nytt i verksamheten. Om ni entrar nya marknader kanske systemet inte längre uppfyller de lagkrav som ställs i er nya bransch. Om det här är systembegränsningar som hindrar er från utvecklas så är det absolut dags att byta till ett nytt affärssystem.

Trögt system med långa svarstider

När ert affärssystem snarare krånglar till och försvårar ert arbete än att stödja och underlätta det, då vet ni att det är dags att byta. Ett affärssystem som är trögt att arbeta i, med långa svarstider, som ger er daglig huvudvärk. Det ska inte vara det huvudsakliga stödet i er dagliga verksamhet.

Ett system som blir dyrt i längden

Använder ni ett så pass gammalt system att programvaran inte längre stöds? Då kommer driftkostnaden säkerligen bara bli dyrare och dyrare med allt underhållsarbete som krävs. Att behöva hitta tillfälliga lösningar för att ta sig runt det verkliga problemet, ett föråldrat affärssystem, kommer bara leda till tråkiga kostnader i längden. Kanske är det ett molnbaserat affärssystem som kommer att fungera bäst för er?

Läs också: Fördelarna med ett affärssystem i molnet
Läs också: Styr verksamheten från molnet

Modern (och självklar) funktionalitet saknas

Business Intelligence – finns möjligheten till intelligent uppföljning i ert affärssystem idag? Uppföljning är en viktig del för att mäta och följa upp olika affärsområden i verksamheten, funktionalitet som bara blir viktigare och viktigare för företagare. Finns rätt verktyg för att ni ska kunna arbeta effektivt? Om du vet att den funktionalitet ni efterfrågar är möjlig att få, men av någon anledning inte finns i era system idag, ska du se till att skaffa den funktionalitet ni betalat för. Annars är det dags att byta.

Läs också: Därför bör du ha ett beslutstödsverktyg

Flexibilitet och tillgänglighet

Idag är det allt viktigare att välja flexibla affärssystem. Flexibilitet och tillgänglighet innefattar flera olika saker. Dels att ha möjlighet att arbeta från olika platser, enheter och vid olika tidpunkter. Det innebär också att systemet ska vara lättarbetat och dynamiskt. Att det kan anpassas efter era förändrade omständigheter. Om det inte är möjligt, så är det en indikation på att det börjar bli dags att byta. Ert system kommer knappast att bli mer följsamt om ett år eller två.

Det här är ett par exempel. Det finns många andra anledningar till att det börjar bli dags att byta system. Men oavsett vad, så välj ett affärssystem som ni har möjlighet att växa i. Investera inte i ett affärssystem som ni ändå behöver byta om ett par år, om ni skulle fortsätta att växa i samma takt som idag.

Läs också: Tankar till företag som växer

Tankar till företag som växer

Tankar till företag som växer

Snabba tillväxtfaser kan yttra sig på olika sätt hos olika företag. För en del företag kan en snabb ökning i försäljning visa problem vid orderhanteringen. För andra företag kan det vara de interna systemen, som vid ökad belastning, inte längre fungerar med integrerade IT-system. Oavsett vilket det första tecknet på att ni växer är, kommer svaret bli att skapa en förändring. De går inte att agera enligt business as usual när förutsättningarna kring företaget har förändrats. Om ni vill fortsätta växa kräver det flexibilitet och en vilja att tänka nytt.

Omfamna systematisering

Nästan varje tillväxthistoria har involverat någon form av systematisering för att förnya företagets affärsprocesser. Det blir en naturlig del av arbetet när det existerande tillvägagångssättet inte längre är effektivt. Det är svårt att med hemmabyggda tillväxtstrategier nå toppen, det kommer vid någon tidpunkt inte längre vara möjligt att hålla takten. För att bygga för framtiden behöver ni ha en teknisk miljö som stödjer er tillväxt.

Använd bakslag som ett facit

Se era ”bakslag” som en del av tillväxtresan. Det ger er facit på vart ni bör lägga energin för att förändra. Är det leveranserna som felar eller har ni begränsade resurser i er produktion för att hantera den ökade efterfrågan? Oavsett vad, bli inte avskräckta, utan ta det som ett tillfälle att se över ert nuvarande arbetssätt och hur ni bättre ska arbeta fram över. Såsom ni alltid har arbetat, är det optimalt utifrån era förutsättningar idag?

Var öppna för nya tankar och nytt ledarskap

I tider av förändring bör även ledarskapet och arbetssättet ses över och ifrågasättas. Många gånger är det aktuellt att se över kompetensen inom företaget. Nya arbetssätt och nya system kan kräva nya medarbetare och ny kunskap. Det kan också vara gynnsamt att skaffa djupare kunskap inom era befintliga områden för att behålla er konkurrenskraft.

Det viktigaste är ändå att få med sig de som redan arbetar på företaget. Involvera dem. Gör dem medvetna om att förändring är nödvändig. Få medarbetarna på företaget att omfamna förändringarna, inte motarbeta dem.

Det går att förlita sig på teknik

Att sälja, följa upp, spåra transaktioner och marknadsföra företaget är grundläggande pelare i framgångsrika tillväxtföretag. Det är ofta dessa affärsområden som växer ur befintliga affärssystem. Därav är molnbaserade lösningar ett bra alternativ för att enklare skala affärssystemen och användningen, upp och ner. Beroende på hur verksamhetsbehoven utvecklas hanteras systemen därefter.

Tekniken är nyckeln när verksamhetsprocesser ska centraliseras. Tekniken behövs för att identifiera processer som är i behov av effektivisering. För att mäta, få mer gjort med samma antal personer och för att konkurrensmässigt hänga med. Så att från början tänka flexibla affärslösningar när tillväxten tar fart är en bra idé.

Det här blogginlägget är inspirerat av Microsofts blogg om molntjänster. Tankarna i det här inlägget kan appliceras på företag i olika branscher, där tekniken faktiskt är lösningen på själva problemet.

Behöver ni prata intelligenta affärssystem? Vi hjälper er gärna.

NAV MyWay

NAVsmart

Dynamics NAV 2017 och Outlook integrerat – Så här gör du!

Dynamics NAV 2017 och Outlook integrerat – Så här gör du!

Dynamics NAV 2017 och Outlook Add-In

I Dynamics NAV 2017 gjorde Microsoft det möjligt att integrera Dynamics NAV 2017 och Outlook via en Outlook Add-In. Tanken är att få Microsofts olika applikationer så nära integrerade med varandra att det känns enklare och mer produktivt att arbeta. Särskilt när ni har tillgång till rätt information i det läge ni behöver den. Genom att integrera olika plattformar/applikationer ökar både användarvänligheten och produktiviteten hos de som arbetar i systemet. Att inte behöva byta mellan plattformar sparar tid i sig men att också få aktuell information i form av vyer över leverantörer, kunder eller kontaktregister i Outlook, adderar även smart funktionalitet till applikationen.

När ni väl kommit igång med Outlook Add-In har ni tillgång till knappen Information om kontakt inne i Outlook. Applikationen söker i NAV för att matcha e-postadress i Outlook med e-postadress i NAV. Skulle kontakten inte finnas i NAV får ni en förfrågan om att lägga upp ny kontakt.

För kunderna/kontakten som redan existerar i NAV får ni upp information om försäljningshistorik, kundfordringar och annan kundstatistik direkt i din Outlook. Informationen hämtas och du kan skrolla neråt för mer information.

Så här ser det ut i din Windowsklient.

 

Så här kan det se ut i din Webbklient.

 

Så här kan det se ut när ni arbetar med NAV i Outlook. Det går att skapa e-postmallar i Outlook som ni sedan plockar upp i NAV. På så vis kan användarna smidigt få tillgång till e-postmallarna inne i NAV.

Vill ni komma igång?

För att komma igång krävs att ni har Dynamics NAV 2017 och Outlook som är från 2013 eller senare. Outlook Add-In fungerar oavsett om ni har en skrivbordsversion av Outlook eller Outlook Web App. Det fungerar på surfplattan och i mobilen men din vy kommer att anpassas till bildskärmen. Första steget är att följa guiden för att konfigurera det här

Gör så här:

1. Gå till sidan för Assisterad inställning

2. Konfigurera Outlook för Financials så startar guiden

3. Följ guiden och välj Slutför när du är klar

4. Nu ska ni ha statusen Slutförd i de Assisterade inställningarna

5. Kontrollera inne i Outlook om tillägget är aktiverat genom att gå via Inställningar

6. Hantera kopplingar

7. Välj Add-Ins/Tillägg istället för Kopplingar uppe till vänster och Mina tillägg i listan nedanför. Se till att tilläggen visar På, annars ändrar ni enkelt här.

8. Ta upp ett nytt mail och klicka på NAV symbolen nere i högra hörnet. Välj Information om kontakt

9. Nu kan ni arbeta och använda NAV inifrån Outlook.

Dynamics NAV 2017 och Outlook

Dynamics NAV 2017 i Outlook

Var något oklart? Kolla även in den film vi gjort.

 

Dynamics NAV 2018 släpps första december!

Dynamics NAV 2018 släpps första december!

Dynamics NAV 2018 release första december!

Vi ska inte sticka under stol med att det har varit svårt att förstå alla olika turer kring Dynamics 365 och Dynamics NAV. Därav har det tagit tid att formulera ett inlägg om vad som kommer att ske inom den närmsta tiden. Efter ett par konferenser och inte minst under Directions EMEA i Madrid för två veckor sedan, blev bilden tydlig. Dynamics NAV fortsätter som det gjort de senaste åren. Det kommer att vara en ”and story”. Alltså, NAV kommer erbjudas i full version både i molnet och med möjlighet att installeras lokalt. För er som väntar, så släpps Dynamics NAV 2018 den första december. Vi på NAB kommer snabbt att komma i drift på den nya versionen för att se att allt fungerar som det ska.

Från början var det en aning oklart om det skulle bli en version 2018 med tanke på den stora satsningen som görs på Dynamics 365. Det råder inget tvivel om att molnet är framtiden, men för alla som arbetar med lokalt installerade NAV finns det ingen anledning att oroa sig. Det kommer finnas fullt stöd för Dynamics NAV även framöver, även om vi kommer kalla produkten något annat. Vi ska försöka reda ut begreppen.

Dynamics 365 Tenerife

Dynamics 365 Tenerife är arbetsnamnet på den version som blir Dynamics NAV 2018 och molnversionen som kommer våren 2018. Tenerife kommer då bytas ut mot det namn som produkten kommer ha i framtiden. Vad det blir vet vi ännu inte. I samband med det, släpps också en Dynamics NAV 2018 R2. Därefter pratar vi bara om det nya namnet som Dynamics 365 Tenerife kommer att få, men eftersom vi inte vet vad det blir, kommer vi tillsvidare kalla det Dynamics 365 Tenerife.

NAV 2018 eller Dynamics 365 Tenerife On prem?

Med On prem menar vi den lokalt installerade versionen. När vi uppgraderar lokalt installerade Dynamics NAV till versioner efter NAV 2018 R2 kommer vi kalla det Dynamics 365 Tenerife On prem. Det kommer alltså inte ske någon större skillnad i Dynamics NAV som produkt men marknadsföringen kring NAV kommer se annorlunda ut. Det kommer vara samma produkt men med ett nytt namn. Det betyder att NAV som produktnamn försvinner helt.

Dynamics 365 Tenerife i molnet

Det som idag säljs under namnet Dynamics 365 for Financials eller Dynamics 365 Enterprise/Operations/Business Edition i USA, Kanada och Storbritannien kommer också att slopas. Alltså inte produkten i sig, men det blir en ”rebranding” även här. Det har varit ett par turer fram och tillbaka angående D365 Enterprise och D365 Business Edition och vad det egentligen innebär. Vilket företag ska använda vilken lösning? När är företag små eller stora? och vem bestämmer det?

Förvirringen har varit stor både bland partners och kunder och nu får D365 en enklare och mer lösningsorienterad approach. Dynamics 365 Tenerife i molnet fokuserar på att med hjälp av rätt funktionalitet lösa problem för både större och mindre företag. Det är alltså Dynamics NAV med full funktionalitet, fast i molnet. Och den går att anpassas för alla som vill det, oavsett storlek på företaget.

Dynamics 365 Tenerife i Sverige

Sverige är med i den grupp länder som får Dynamics 365 Tenerife först, och det kommer vara samma funktionalitet som i NAV 2018 R2. De stora skillnaderna är att Tenerife inte stödjer Windowsklienten och kundanpassningar görs bara med extensions.

SweBase till allas undsättning

Samtidigt som Microsoft och NAV går in i nästa fas, förbereder NAB och Programekonomi SweBase för nästa steg. Precis som vi gjort i drygt 20 år kommer vi nu att förse svenska användare med den svenskanpassning som krävs för att använda Dynamics 365 Tenerife i Sverige med de lokala krav och förväntningar vi har här.

Kort sammanfattning

Microsoft fortsätter i samma riktning som tidigare. Oavsett om ni arbetar molnbaserat eller On prem fortsätter stöd och utveckling av vår kompetenta produkt. Det är däremot säkert att det kommer att ske förändringar, inte minst i marknadsföringen. Dynamics NAV kommer att marknadsföras på ett nytt sätt med nya produktnamn och annorlunda affärsmodell. Den framtida satsningen på molnet är också tydlig och därav utvecklar NAB och Programekonomi den svenskanpassning som krävs för att Dynamics 365 ska fungera på en svensk marknad. Nedan är en bild som tydligt demonstrerar Dynamics NAVs närmsta framtid, med begrepp och en tidsram. Vi kommer, som vi så ofta säger, ha anledning att återkomma i ämnet.