Smartphone, tablet and laptop with notepad in hands of man and w

Byter ni affärslösning i höst? – 5 tips för en lyckad implementering

Sommaren är förbi och det är dags att ta nya tag, starta upp större projekt. Projekt som har planerats sedan en tid tillbaka, som kräver mer resurser och kostar en större slant. Det kan vara värt att nämna att alla lösningar inte kräver mycket tid och stort arbete vid en uppgradering. Har du en webbaserad standardlösning som NAVsmart, sker uppgraderingarna automatiskt utan er inblandning. Det är möjligt när lösningen inte har särskilda anpassningar och ligger i molnet.

För många andra, där större uppgraderingar eller rent av implementering av en ny affärslösning är aktuell, så finns en del saker att tänka på för att få det så smidigt som möjligt. Det är många delar som ska tas hänsyn till, särskilt om lösningen även ska fungera tillsammans med andra system. Vi har skrivit om det här tidigare men det finns ett par saker att ha i åtanke när ni ska implementera en ny affärslösning.

Stöd från ledningen

Stöd och engagemang från ledningen är viktigt vid ett uppgradering/implementationsprojekt. Om inte det rätta stödet finns, kommer arbetet vara riktigt tufft för de som äger själva projektet (exempelvis IT- och ekonomiavdelningen). Om ledningen står bakom och visar sitt fulla engagemang för projektet kommer det även påverka de andra medarbetarna på företaget.

Sätt ihop en grupp med de rätta kompetenserna

Att involvera rätt personer gör att ni kan arbeta mer effektivt och lägga fokuset på rätt saker. Tillsammans sätter ni upp mål och planerar projektet för att bli klara i tid. Ni kan tillsammans följa upp så att de uppgifter som ska göras, blir gjorda i tid.

Kommunicera tidigt och kommunicera mycket

För att undvika motstridigheter inom organisationen när förändringarna med den nya affärslösningen visar sig, är det viktigt att på ett tidigt stadie redan kommunicerat med sina medarbetare. Förklara tydligt vad det är som ska hända och varför det händer. Syftet med förändringen är viktig att medarbetarna förstår eftersom det kan vara stressande att arbeta i nya och ovana arbetssituationer/rutiner. Kommunicerar ni tydligt är det större chans att ni möts av en bättre attityd när kollegorna stöter på problem i svåra situationer.

Under projektets gång är det också viktigt att kommunikationen är tydlig. Ingen har något att vinna på att hålla idéer, förslag eller behovet av mer hjälp, för sig själva.

Testa, testa och åter testa

Vi kan inte nog poängtera värdet av att testa sin affärslösning under projektets gång. Ofta avsätts tid för att de som ska arbeta i systemet också testar. Det är otroligt viktigt för att kunna konstatera att allt fungerar som det är tänkt. Om det görs i tid, finns tillfälle att rätta till det som eventuellt ställer till problem. Då kan det åtgärdas innan det stora Go live-tillfället. Er leverantör är specialist på affärssystem men ni är specialister på er verksamhet. Här är det ett samarbete som måste fungera.

Dokumentera och förstå era processer

Ny affärslösning ger möjlighet till nya affärsprocesser. Om ni stannar kvar i det ni alltid gjort kommer ni få det resultat ni alltid fått. Klassiskt. Men så är det. Så ta tillfället i akt och dokumentera era processer. Hur fungerar det idag? Hur gör ni egentligen? Om ni dokumenterar och tänker till kring era processer kan er leverantör komma med förslag på förbättringar i era dagliga rutiner. Då kan ni bli mer effektiva och därigenom mer lönsamma.

Inlägg inspirerat av Lets talk NAV

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *