Det finns en hel djungel av affärssystem ute på marknaden, allt från standardsystem till de som kan anpassas i all oändlighet. Den ena sidan av leverantörer erbjuder öppna system som kan anpassas efter kundens unika behov medan andra menar att de redan erbjuder ett komplett affärssystem och därför saknas anledning till kundanpassningar. Frågan många ställer sig är då vad som passar företaget bäst? För att reda ut detta lite bättre börjar vi med att reda ut vad ett standard affärssystem respektive ett kundanpassat affärssystem är och vad de kan betyda för företaget som köper systemet.

Standard affärssystem

Fördelarna med ett standardsystem är att de går snabbt att implementera, är billigare då inga kundanpassningar behöver göras som kostar pengar. Företaget kommer igång fort med det nya systemet och det är mindre strul med installation och uppdateringar då allt är standard. Eftersom att företaget måste anpassa sig till affärssystemet och inte tvärt om kan företaget bli tvingade till omorganisering vilket kan leda till en effektivisering av arbetsprocesserna. Många företag arbetar på samma sätt som de alltid gjort utan att reflektera över vad de skulle kunna göra bättre.

Fördelarna är:

  • Snabbt att implementera
  • Kostnadseffektivare
  • Du kommer igång fort
  • Mindre strul eftersom allt redan är klart
  • Enkelt att uppgradera

Eftersom det är just en standardlösning så är det organisationens arbetsprocesser som behöver förändras för att passa affärssystemet och inte tvärt om. Att ändra på en väl inarbetad arbetsprocess kan vara en stor utmaning som kräver ett helt nytt tänk i hela organisationen, omorganiseringar och utbildning av personalen. Vissa organisationer känner att deras arbetsprocess blir hämmad av ett standardsystem och att de inte kan vara lika kreativa som de skulle önska.

Vissa företagsledare tror att bara för att det är ett standardsystem med en standardinstallation så krävs det knappt någon installation alls utan går att använda direkt. Många blir då besvikna och känner sig lurade när de inser att så inte är fallet. Felet många gör med standardsystem är att de tar för lätt på implementationen av affärssystemet.

Nackdelarna är:

  • Kan vara svårt att ändra en inarbetad arbetsprocess
  • Vissa företagsledare tror att de knappt behövs någon installation alls, bara att tuta och köra!
  • Interna processer måste anpassas till systemet
  • Minskad kreativitet

Kundanpassat affärssystem

Fördelarna med att kunna anpassa affärssystemet är att det kan anpassas efter företaget och dess arbetsprocesser. Företaget slipper att ändra sina arbetsprocesser och kan istället få ett affärssystem som kan hjälpa dem att effektivisera sina nuvarande processer. Då ett standardsystem aldrig kan anpassas efter ett specifikt företag är kundanpassningar bra för de organisationer som har mer komplexa arbetsprocesser som är svår att förändra. Vissa företag är även rädda för att deras verksamhet ska hämmas av ett standardsystem.

Fördelarna är:

  • Anpassas efter ditt företags arbetsprocess
  • Kan vara kreativ

Nackdelarna med kundanpassade affärssystem är att det blir dyrare att göra anpassningar än att använda ett standardsystem. Eftersom kundanpassningarna är utvecklade för organisationen bidrar de även till en mer komplex process vid en uppgradering av systemet. Systemet är mer känsligt och kräver mer tid vid en uppgradering. Vissa företag fastnar i ”kundanpassningsträsket” och gör fler anpassningar än vad organisationen egentligen kräver. Även ett affärssystem som går att anpassa har en grundfunktionalitet som oftast täcker det grundläggande behovet i organisationen.

Nackdelarna är:

  • Dyrare att utveckla kundanpassningar
  • Svårare att uppgradera (mer komplext), systemet är känsligare

Är det svart eller vitt, standard eller kundanpassningar?

Beslutet mellan affärssystem är inte svart eller vitt mellan en standardlösning och ett anpassat system. Då även ett anpassningsbart affärssystem består i grund och botten av grundfunktionalitet som oftast redan täcker organisationens grundläggande behov. Om ett företag behöver kundanpassningar eller inte, beror först och främst på hur komplext grundsystemet är. Sedan påverkas det till stor grad på hur komplexa arbetsprocesser företaget har.

I dag är alla affärssystem mer komplexa och därför behövs det inte längre lika många eller omfattande anpassningar som tidigare. Det då grundfunktionaliteten är mer komplex och omfattande. Därför är inte längre processen med kundanpassningar lika omfattande, dyr och tidskrävande som för några år sedan.  De företag som har mer avancerade arbetsprocesser kräver skräddarsydd funktionalitet ovanpå grundfunktionaliteten för att kunna behålla sina konkurrensfördelar gentemot konkurrenterna. Medan för de företag som har en enklare arbetsprocesser räcker det oftast med ett standardsystem.

Det som är rätt för ett annat företag behöver därför inte vara rätt för ett annat företag, även om det är inom samma bransch.

Nyckeln till framgång är att hitta den rätta mixen mellan standardfunktionalitet och kundanpassade lösningar för att kunna få konkurrensfördelar på marknaden. Affärssystemet oavsett funktionalitet måste även vara flexibelt och kunna anpassas utefter att organisationen växer och att marknaden ständigt förändras.

Affärssystem