Polfärskt säljande bröddistribution

Med en ny och kraftfull Business Intelligencelösning byggd på Microsoftprodukter får Polfärskt ett bättre grepp om säljstatistik, prognoser och kampanjuppföljningar.– Lösningen ger bättre översyn och frigör massor med tid. Och implementeringen har gått över förväntan, säger Elisabeth Wahlström, IT-chef på Polfärskt.

Att påstå att Polfärskt bedriver logistik på hög nivå är snarast en underdrift. Företaget är Sveriges näst största bröddistributör och levererar dagligen i genomsnitt 356 654 förpackningar bröd till närmare 3 000 butiker över hela landet. Till sin hjälp har de 270 närdistributionsbilar.
 
– Vi är väldigt transaktionstäta. Under 2007-2008 hanterade vi ungefär 80 miljoner transaktioner, säger Elisabeth Wahlström.
 
Detta ställer naturligtvis höga krav på verksamhetens rapportsystem, som under många år byggde på en SQL-databas och applikationen Crystal Reports.
 
– Vi började med Crystal Reports 2002 och det fungerade bra under flera år även om det var lite otympligt.
 
Just otympligheten fick Elisabeth Wahlström att fundera över alternativa lösningar. Lösningen kom under ett Microsoft-forum i London 2006.
 
– Då såg jag betaversionerna på Office 2007 och SharePoint 2007 och fick en riktig aha-upplevelse. Så vi bestämde oss för att vara med och betatesta produkterna, säger Elisabeth Wahlström.
 
Att gå vidare med Microsofts produkter var en självklarhet för henne.
 
– Vi har hela tiden använt Microsoft och tanken var hela tiden att migrera över till en renodlad Microsoft-miljö. Målet var att kapa svansarna där det var lämpligt och där tekniken fanns.

Dynamics NAV och SharePoint effektiviserar arbetet
Betatestningen startade i november 2006 och innebar omedelbara förbättringar. Och så fort de skarpa versionerna lanserades övergick Polfärskt till dem. Lösningarna anpassades och implementerades av NAB Solutions, vars affärsidé är att erbjuda affärssystem och tekniktjänster för långsiktig konkurrenskraft och lönsamhet.
 
– Skillnaden är att vi får mycket snabbare databearbetning nu. Vi kan göra förhandskalkyleringar varje natt och se resultaten dagen efter. Eftersom vi i realiteten är en sammanslutning av 22 bolag är det en stor fördel att använda Dynamics NAV och göra all kalkylering för samtliga bolag, i stället för att alla bolag gör sina egna kalkyleringar som tidigare var fallet, förklarar Elisabeth Wahlström.
 
Vart och ett av de 22 bolagen kan också gå in på SharePoint-intranätet och informera sig om den senaste säljstatistiken.
 
– Vårt förra intranät var mer som en anslagstavla. Den här lösningen är betydligt mer interaktiv, vilket alla har mycket större operativ nytta av.

Exakta prognoser med PerformancePoint Server 2007
En annan viktig funktion är kombinationen av Excel 2007 och PerformancePoint Server 2007.
 
– Den kombinationen använder vi för att göra prognoser av olika slag, så att säljarna kan erbjuda rätt produkter och producenterna kan göra rätt sorts bröd. Förut gjorde vi långa listor över transaktionerna i Excel och hade väldigt mycket information att bearbeta och leta i.
 
Med PerformancePoint Server 2007 är det annorlunda, menar Elisabeth, eftersom det går att göra många olika skärningar i listorna och söka på den enskilda butiken, produkten eller transaktionen.
 
– Ja, vi kan direkt gräva där det behövs istället för att leta i långa listor. Det gör det mycket lättare att prognostisera effektivt, vilket är väldigt viktigt för oss. Det gäller ju att köra med så fulla lastbilar som möjligt, och lasta dem med precis rätt produkter.

Lättanvända applikationer
Enligt Elisabeth Wahlström har övergången till en kraftfull och Microsoft-baserad "business intelligence"-miljö varit både snabb och smärtfri.
 
– Vi har ju alltid arbetat mycket i Excel och där behövs ingen utbildning alls. Det är bara att sätta igång. Den enda utbildning vi haft var en genomgång när vi bytte Office-paket till 2007 års version. Allt är så enkelt att använda, man bara klickar sig fram.
 
Att det nya affärssystemet skulle vara en lönsam investering var naturligtvis en förutsättning för satsningen.
 
– Vi är inte klara med slutkalkylerna, men på managementnivå vet vi redan att det lönat sig. Vi behöver nämligen ingen försäljningskoordinator längre, och det är en stor besparing. Eftersom det också går betydligt fortare att analysera alla siffror sparar vi massor med tid och pengar där också, säger Elisabeth Wahlström.
 
Att licenserna innebär en viss kostnad ser hon inte som något problem.
 
– Nej, det är ju en investering. Det som egentligen kostar pengar i sådana här sammanhang är när man sitter fast i gamla lösningar och får stillestånd och krångel. Här fungerar allting och har gjort så hela tiden utan någon större utbildningskostnad. Det är oerhört värdefullt, avslutar Elisabeth Wahlström.